Thủ tục hải quan khi nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc cho doanh nghiệp ODM

Nhập khẩu từ Trung Quốc là một mắt xích quan trọng đối với doanh nghiệp ODM – Original Design Manufacturer. Hàng hóa nhập khẩu có thể bao gồm nguyên liệu, linh kiện, khuôn mẫu, bao bì, hàng mẫu, bán thành phẩm hoặc sản phẩm hoàn chỉnh mang thương hiệu riêng.

Khác với hoạt động nhập khẩu hàng hóa thông thường, hàng ODM thường có nhiều model, cấu hình và khoản chi phí liên quan đến thiết kế, phát triển sản phẩm hoặc khuôn mẫu. Những yếu tố này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến mã HS, trị giá hải quan, thuế nhập khẩu và hồ sơ chứng minh quyền sử dụng nhãn hiệu.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ chuẩn bị Invoice, Packing List và vận đơn khi hàng đã được sản xuất xong. Việc rà soát thủ tục cần được thực hiện ngay từ giai đoạn chốt thiết kế, ký hợp đồng và duyệt mẫu với nhà máy Trung Quốc.

Các giấy tờ hải quan cần thiết khi nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc

Bước đầu tiên trong quá trình nhập khẩu là chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ. Việc thiếu hồ sơ hoặc thông tin giữa các chứng từ không thống nhất có thể khiến doanh nghiệp phải khai bổ sung, giải trình hoặc kéo dài thời gian thông quan.

Dưới đây là những giấy tờ cơ bản doanh nghiệp ODM cần chuẩn bị.

1. Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice

Commercial Invoice là chứng từ thể hiện giao dịch giữa nhà cung cấp Trung Quốc và doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam.

Hóa đơn thường bao gồm:

• Tên người bán và người mua.
• Tên hàng hóa.
• Model hoặc mã sản phẩm.
• Số lượng.
• Đơn giá và tổng trị giá.
• Điều kiện giao hàng.
• Phương thức thanh toán.
• Nước xuất khẩu.

Đối với hàng ODM, tên hàng trên Invoice cần được mô tả đủ rõ. Doanh nghiệp không nên chỉ sử dụng các tên chung như “linh kiện”, “phụ kiện”, “thiết bị” hoặc “hàng mẫu”.

Nếu một lô hàng có nhiều model hoặc SKU, Invoice nên tách rõ số lượng và trị giá của từng mã hàng.

2. Phiếu đóng gói – Packing List

Packing List thể hiện thông tin đóng gói của lô hàng, bao gồm:

• Số kiện.
• Số lượng.
• Trọng lượng tịnh.
• Trọng lượng cả bì.
• Kích thước kiện hàng.
• Quy cách đóng gói.
• Model hoặc SKU trong từng kiện.

Đối với doanh nghiệp ODM nhập nhiều phiên bản sản phẩm, Packing List nên phân tách cụ thể từng model. Việc này giúp doanh nghiệp thuận tiện đối chiếu khi nhận hàng và khi cơ quan hải quan kiểm tra thực tế.

3. Hợp đồng mua bán – Sales Contract

Sales Contract là cơ sở thể hiện các điều khoản giao dịch giữa doanh nghiệp và nhà sản xuất Trung Quốc.

Ngoài các nội dung thông thường như tên hàng, số lượng, giá trị và điều kiện giao hàng, hợp đồng ODM nên làm rõ:

• Thông số kỹ thuật của sản phẩm.
• Quy trình duyệt mẫu.
• Tiêu chuẩn chất lượng.
• Quyền sử dụng thương hiệu.
• Quyền sở hữu thiết kế hoặc khuôn mẫu.
• Trách nhiệm cung cấp hồ sơ kỹ thuật.
• Cách xử lý hàng lỗi hoặc không đúng cấu hình.
• Các khoản phí thiết kế, làm mẫu, khuôn hoặc bản quyền.

Việc thể hiện rõ các khoản chi phí giúp doanh nghiệp có cơ sở kiểm tra trị giá hải quan trước khi khai báo.

4. Giấy chứng nhận xuất xứ – Certificate of Origin

C/O là chứng từ xác nhận xuất xứ của hàng hóa và là cơ sở để doanh nghiệp xem xét áp dụng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt nếu đáp ứng đủ điều kiện.

Đối với hàng ODM nhập khẩu từ Trung Quốc, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Tên và địa chỉ người xuất khẩu.
• Tên người nhập khẩu.
• Số Commercial Invoice.
• Tên và mô tả hàng hóa.
• Mã HS.
• Số lượng và trọng lượng.
• Tiêu chí xuất xứ.
• Ngày cấp C/O.

Trong một số giao dịch ODM, nhà sản xuất và đơn vị xuất khẩu có thể không phải cùng một doanh nghiệp. Khi đó, bộ chứng từ cần thể hiện mối liên hệ hợp lý giữa các bên.

Doanh nghiệp cũng không nên thay đổi mã HS khai báo chỉ để khớp với mã trên C/O nếu mã đó không phù hợp với bản chất thực tế của sản phẩm.

5. Vận đơn – Bill of Lading hoặc Air Waybill

Vận đơn do hãng vận chuyển hoặc đơn vị giao nhận phát hành, thể hiện thông tin lô hàng trong quá trình vận chuyển.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Người gửi hàng.
• Người nhận hàng.
• Cảng đi và cảng đến.
• Số container và số seal.
• Số kiện.
• Trọng lượng.
• Mô tả hàng hóa.

Nếu hàng được vận chuyển bằng đường hàng không, doanh nghiệp sử dụng Air Waybill. Đối với hàng đường bộ, đường sắt hoặc chuyển phát nhanh, chứng từ vận chuyển sẽ được sử dụng theo phương thức tương ứng.

6. Catalogue và tài liệu kỹ thuật

Đây là nhóm hồ sơ đặc biệt quan trọng đối với hàng ODM.

Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật nên thể hiện:

• Tên sản phẩm.
• Model.
• Hình ảnh.
• Công dụng.
• Thành phần hoặc vật liệu.
• Thông số kỹ thuật.
• Công suất.
• Điện áp.
• Nguyên lý hoạt động.
• Chức năng kết nối Wi-Fi, Bluetooth hoặc vô tuyến nếu có.

Doanh nghiệp cần sử dụng tài liệu đúng với cấu hình sản phẩm thực tế. Không nên sử dụng catalogue tiêu chuẩn của nhà máy nếu sản phẩm ODM đã được thay đổi thiết kế, vật liệu hoặc chức năng.

7. Giấy phép và hồ sơ chuyên ngành

Tùy từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị thêm:

• Giấy phép nhập khẩu.
• Đăng ký kiểm tra chất lượng.
• Hồ sơ chứng nhận hoặc công bố hợp quy.
• Hồ sơ kiểm dịch.
• Hồ sơ an toàn thực phẩm.
• Hồ sơ kiểm tra hiệu suất năng lượng.
• Tài liệu về hóa chất.
• Hồ sơ quản lý chuyên ngành khác.

Doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi nhà máy sản xuất hàng loạt hoặc xếp hàng vận chuyển.

Doanh nghiệp có thể gửi tên hàng, catalogue, hình ảnh, mã HS dự kiến, Invoice và Packing List để Mison Trans kiểm tra sơ bộ thủ tục, thuế và rủi ro chính sách.

Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về?

Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé!

Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế

Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ

Bảo mật thông tin

Kiểm tra rủi ro hồ sơ

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Quy trình hải quan nhập khẩu từ Trung Quốc cho doanh nghiệp ODM

Sau khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp ODM thực hiện quy trình nhập khẩu theo các bước sau.

Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị giấy tờ

Trước khi khai báo, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ bộ chứng từ để đảm bảo thông tin thống nhất và đầy đủ.

Các nội dung cơ bản cần kiểm tra gồm tên hàng, model, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng, số Invoice, vận đơn và xuất xứ. Với hàng ODM, cần lưu ý xác định rõ loại hàng nhập khẩu là linh kiện, bán thành phẩm hay thành phẩm hoàn chỉnh, vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến mã HS và chính sách áp dụng.

Kiểm tra mã HS

Mã HS là căn cứ để xác định thuế và chính sách quản lý. Với hàng ODM có nhiều model hoặc cấu hình khác nhau, doanh nghiệp nên kiểm tra riêng từng nhóm sản phẩm thay vì áp dụng một mã chung.

Việc phân loại cần dựa trên công dụng, cấu tạo và tài liệu kỹ thuật của sản phẩm. Tránh nhầm lẫn giữa linh kiện và sản phẩm hoàn chỉnh vì có thể dẫn đến sai thuế hoặc sai chính sách.

Xem thêm: Sai mã HS có sao không?

Kiểm tra chính sách mặt hàng

Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không, ví dụ như cần giấy phép, kiểm tra chất lượng hoặc chứng nhận hợp quy.

Đối với sản phẩm ODM, đặc biệt là hàng điện tử, cần kiểm tra kỹ các chức năng như Wi-Fi, Bluetooth hoặc kết nối dữ liệu vì có thể phát sinh thêm yêu cầu quản lý.

Kiểm tra thuế và trị giá dự kiến

Doanh nghiệp nên dự kiến trước các loại thuế có thể phát sinh và rà soát lại trị giá khai báo.

Ngoài giá trên Invoice, cần lưu ý các khoản như phí thiết kế, khuôn mẫu hoặc bản quyền nếu có liên quan đến hàng nhập khẩu, để tránh phát sinh vấn đề khi xác định trị giá hải quan.

Bước 2: Khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số và phần mềm khai hải quan để truyền tờ khai lên hệ thống.

Các thông tin cần khai gồm:

• Mã loại hình nhập khẩu.
• Người xuất khẩu và nhập khẩu.
• Số hợp đồng.
• Số Invoice.
• Điều kiện giao hàng.
• Phương thức thanh toán.
• Mã HS.
• Mô tả hàng hóa.
• Số lượng.
• Đơn vị tính.
• Trọng lượng.
• Xuất xứ.
• Trị giá.
• Thuế suất.
• Địa điểm lưu giữ hàng hóa.

Đối với lô hàng có nhiều model hoặc SKU, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm nào có thể khai chung và sản phẩm nào phải tách thành các dòng hàng khác nhau.

Không nên khai gộp các sản phẩm khác nhau về công dụng, vật liệu hoặc mã HS chỉ để giảm số dòng trên tờ khai.

Mô tả hàng hóa cần thể hiện đủ thông tin để nhận dạng, chẳng hạn:

• Tên sản phẩm.
• Model.
• Vật liệu.
• Công dụng.
• Nhãn hiệu.
• Tình trạng mới.
• Thông số chính.

Bước 3: Quy trình kiểm tra hàng hóa

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ phân luồng xanh, vàng hoặc đỏ.

Trường hợp kiểm tra hồ sơ

Doanh nghiệp có thể được yêu cầu cung cấp:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Vận đơn.
• Sales Contract.
• C/O.
• Catalogue.
• Tài liệu kỹ thuật.
• Giấy phép nhập khẩu.
• Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành.
• Chứng từ thanh toán.
• Tài liệu giải trình mã HS và trị giá.

Đối với giao dịch ODM, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm:

• Hợp đồng ODM.
• Bảng danh mục SKU.
• Tài liệu về phí thiết kế hoặc khuôn mẫu.
• Hồ sơ quyền sử dụng nhãn hiệu.
• Hình ảnh mẫu đã được duyệt.
• Xác nhận cấu hình cuối cùng của nhà máy.

Trường hợp kiểm tra thực tế hàng hóa

Nếu lô hàng bị kiểm hóa, cơ quan hải quan có thể đối chiếu:

• Số lượng từng model.
• Tem sản phẩm.
• Nhãn hiệu.
• Vật liệu.
• Công dụng.
• Mức độ hoàn chỉnh.
• Thông số kỹ thuật.
• Phụ kiện đi kèm.
• Thông tin trên bao bì.

Doanh nghiệp cần bảo đảm hàng hóa thực tế phù hợp với catalogue và chứng từ.

Nếu nhiều model được đóng chung trong một kiện nhưng không có tem hoặc ký hiệu nhận dạng, thời gian kiểm tra có thể kéo dài.

Bước 4: Thanh toán thuế và các khoản phí

Doanh nghiệp thực hiện thanh toán các khoản thuế theo tờ khai và chính sách áp dụng cho từng mặt hàng.

Thuế nhập khẩu cơ bản được xác định theo mã HS, trị giá tính thuế và thuế suất tại thời điểm đăng ký tờ khai.

Mức thuế thực tế còn phụ thuộc vào:

• Xuất xứ hàng hóa.
• C/O.
• Chính sách ưu đãi.
• Thuế phòng vệ thương mại.
• Điều kiện miễn thuế nếu có.

Ngoài thuế, doanh nghiệp có thể phát sinh:

• Phí hãng tàu.
• Phí cảng.
• Phí kho.
• Phí nâng hạ.
• Phí lưu container.
• Phí lưu bãi.
• Chi phí kiểm hóa.
• Chi phí thử nghiệm.
• Chi phí kiểm tra chuyên ngành.
• Chi phí vận chuyển về kho.

Doanh nghiệp ODM nhập nhiều linh kiện hoặc model nên dự toán thuế theo từng nhóm hàng, không nên sử dụng một tỷ lệ chi phí chung cho toàn bộ lô hàng.

Bước 5: Thông quan và lấy hàng về kho

Sau khi doanh nghiệp hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ, kiểm hóa, nghĩa vụ thuế và thủ tục chuyên ngành, hàng hóa sẽ được thông quan hoặc giải phóng theo trường hợp cụ thể.

Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện:

• Lấy lệnh giao hàng.
• Thanh toán phí cảng hoặc hãng vận chuyển.
• Làm thủ tục qua khu vực giám sát.
• Bố trí phương tiện nhận hàng.
• Vận chuyển hàng về kho hoặc nhà máy.

Khi nhận hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Số kiện.
• Số lượng từng SKU.
• Model.
• Tình trạng bao bì.
• Tem sản phẩm.
• Nhãn hiệu.
• Số serial nếu có.
• Phụ kiện đi kèm.
• Hư hỏng hoặc thiếu hụt.

Nếu phát hiện hàng hóa khác với mẫu duyệt hoặc thiếu số lượng, doanh nghiệp cần lập biên bản để làm việc với nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển.

Những vấn đề doanh nghiệp ODM thường gặp trong quá trình làm thủ tục hải quan

1. Thiếu giấy tờ hoặc thông tin không chính xác

Một số lỗi thường gặp gồm:

• Invoice không ghi rõ model.
• Packing List không tách từng SKU.
• Trọng lượng giữa các chứng từ không thống nhất.
• C/O sai số Invoice.
• Catalogue khác hàng thực tế.
• Vận đơn mô tả hàng hóa quá chung chung.

Những sai lệch này có thể khiến doanh nghiệp phải bổ sung hồ sơ hoặc giải trình trước khi thông quan.

2. Khó xác định mã HS cho linh kiện và bộ sản phẩm

Doanh nghiệp có thể nhầm lẫn giữa:

• Linh kiện rời.
• Bộ phận chuyên dùng.
• Bộ sản phẩm hoàn chỉnh.
• Hàng tháo rời.
• Bán thành phẩm.
• Thành phẩm.

Việc xác định sai trạng thái hàng hóa có thể dẫn đến sai mã HS, thuế và chính sách chuyên ngành.

3. Catalogue không đúng với cấu hình thực tế

Nhà máy có thể cung cấp catalogue tiêu chuẩn nhưng sản phẩm ODM đã được điều chỉnh:

• Công suất.
• Vật liệu.
• Kích thước.
• Chức năng kết nối.
• Phụ kiện.
• Model.
• Bao bì và nhãn hiệu.

Nếu tài liệu không được cập nhật, cơ quan hải quan có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc kiểm tra thực tế.

4. Không kiểm tra chức năng Wi-Fi hoặc Bluetooth

Một số sản phẩm được nhà máy tích hợp thêm chức năng vô tuyến trong quá trình phát triển mẫu.

Nếu doanh nghiệp không cập nhật thông tin này khi kiểm tra chính sách, lô hàng có thể thiếu hồ sơ chuyên ngành cần thiết.

5. Không kiểm tra phí khuôn và thiết kế

Trong hợp đồng ODM, phí khuôn, thiết kế hoặc bản quyền có thể được thanh toán riêng.

Nếu các khoản này liên quan đến hàng nhập khẩu nhưng không được xem xét khi khai trị giá, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu giải trình hoặc tham vấn.

6. Hàng mang thương hiệu riêng nhưng thiếu hồ sơ chứng minh

Doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.
• Văn bản cho phép sử dụng thương hiệu.
• Hợp đồng ODM.
• Thỏa thuận thiết kế và bao bì.
• Hồ sơ quyền sở hữu khuôn mẫu.

Việc thiếu tài liệu có thể phát sinh rủi ro khi hàng hóa bị kiểm tra về sở hữu trí tuệ.

7. C/O không phù hợp với hồ sơ

Các lỗi thường gặp gồm:

• Sai số Invoice.
• Sai mô tả hàng hóa.
• Khác biệt mã HS.
• Sai thông tin người xuất khẩu.
• Không đáp ứng tiêu chí xuất xứ.
• Nhà sản xuất và người xuất khẩu không được thể hiện rõ.

Trong trường hợp C/O không được chấp nhận, doanh nghiệp có thể phải nộp thuế theo mức không ưu đãi đặc biệt.

8. Quá trình kiểm tra hàng hóa kéo dài

Lô hàng có nhiều model, SKU hoặc linh kiện đóng lẫn có thể mất nhiều thời gian kiểm hóa.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên:

• Dán tem nhận dạng từng model.
• Lập bảng danh mục SKU.
• Tách số lượng theo từng kiện.
• Chuẩn bị hình ảnh hàng thực tế.
• Bố trí người phối hợp khi kiểm tra.

9. Khó khăn trong khai báo điện tử

Doanh nghiệp chưa quen với hệ thống có thể khai sai:

• Mã loại hình.
• Mã HS.
• Đơn vị tính.
• Trị giá.
• Thông tin C/O.
• Mã giấy phép.
• Mô tả hàng hóa.

Sai sót có thể dẫn đến khai bổ sung hoặc hủy tờ khai.

Xem thêm: Hướng dẫn khai bổ sung hồ sơ hải quan

Checklist dành cho doanh nghiệp ODM trước khi nhập hàng

Trước khi nhà máy Trung Quốc giao hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Sản phẩm đã được chốt cấu hình cuối cùng chưa?
• Catalogue có đúng với hàng thực tế không?
• Đã phân loại rõ nguyên liệu, linh kiện và thành phẩm chưa?
• Đã lập danh mục model hoặc SKU chưa?
• Mã HS của từng nhóm hàng đã được kiểm tra chưa?
• Đã kiểm tra thuế và chính sách chuyên ngành chưa?
• Sản phẩm có Wi-Fi, Bluetooth hoặc chức năng vô tuyến không?
• Invoice có ghi rõ tên hàng và model không?
• Packing List có tách số lượng từng SKU không?
• C/O dự kiến có phù hợp không?
• Phí thiết kế, khuôn mẫu và bản quyền đã được rà soát chưa?
• Hợp đồng có thể hiện quyền sử dụng nhãn hiệu không?
• Đã chuẩn bị hồ sơ khi tờ khai bị kiểm tra chưa?

Xem thêm: Kiểm tra hồ sơ nhập khẩu trước khi hàng về

Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về?

Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé!

Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế

Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ

Bảo mật thông tin

Kiểm tra rủi ro hồ sơ

Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn

Tại sao nên chọn Mison Trans làm đối tác logistics cho doanh nghiệp ODM nhập khẩu từ Trung Quốc?

Là đơn vị cung cấp dịch vụ logistics và khai hải quan, Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp ODM kiểm tra hồ sơ và thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam.

Phạm vi hỗ trợ gồm:

• Kiểm tra điều kiện nhập khẩu.
• Rà soát chính sách mặt hàng.
• Kiểm tra mã HS theo từng nhóm hàng.
• Dự kiến thuế nhập khẩu.
• Kiểm tra Invoice, Packing List và C/O.
• Rà soát catalogue và tài liệu kỹ thuật.
• Kiểm tra các khoản phí thiết kế, khuôn mẫu và bản quyền.
• Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ nhãn hiệu.
• Book cước vận chuyển đường biển hoặc đường hàng không.
• Khai và truyền tờ khai hải quan.
• Xử lý tờ khai luồng vàng hoặc luồng đỏ.
• Phối hợp kiểm hóa.
• Hỗ trợ giải trình mã HS và trị giá.
• Làm thủ tục nhận hàng.
• Vận chuyển hàng về kho hoặc nhà máy.

Để Mison Trans có cơ sở kiểm tra sơ bộ, doanh nghiệp có thể gửi:

• Tên hàng.
• Danh mục model hoặc SKU.
• Catalogue.
• Hình ảnh sản phẩm.
• Thành phần và vật liệu.
• Công dụng.
• Thông số kỹ thuật.
• Mã HS dự kiến.
• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Thông tin C/O.
• Chi phí thiết kế, khuôn mẫu hoặc bản quyền nếu có.

Mison Trans sẽ dựa trên thông tin được cung cấp để kiểm tra thủ tục và những rủi ro chính trước khi doanh nghiệp yêu cầu nhà máy giao hàng.

Kết luận

Việc nắm rõ thủ tục hải quan khi nhập khẩu hàng ODM từ Trung Quốc giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch sản xuất, chi phí và thời gian nhận hàng.

Bên cạnh bộ chứng từ nhập khẩu thông thường, doanh nghiệp ODM cần đặc biệt kiểm tra mã HS theo từng model, cấu hình sản phẩm, catalogue, phí thiết kế, khuôn mẫu, C/O và hồ sơ sử dụng thương hiệu.

Rà soát các nội dung này trước khi nhà máy sản xuất hoặc giao hàng sẽ giúp hạn chế nguy cơ bị yêu cầu khai bổ sung, kiểm hóa kéo dài, tham vấn trị giá hoặc phát sinh phí lưu kho, lưu container.