Trong những năm gần đây, nhu cầu nhập khẩu linh kiện ô tô vào Việt Nam ngày càng tăng cao, nhất là khi thị trường hậu mãi và bảo trì xe ô tô đang phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc lựa chọn hình thức nhập khẩu phù hợp: nên Nhập khẩu linh kiện ô tô chính ngạch trực tiếp, hay nên nhờ bên thứ ba ủy thác?
Việc lựa chọn sai phương thức không chỉ làm chi phí đội lên mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, cạnh tranh và vận hành. Bài viết này sẽ phân tích sâu sự khác biệt giữa hai hình thức trên để giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn tối ưu.
Tổng quan hai hình thức nhập khẩu chính ngạch phổ biến
Nhập khẩu chính ngạch trực tiếp là hình thức doanh nghiệp tự đứng tên trên tờ khai hải quan, ký hợp đồng mua bán quốc tế, thanh toán, book cước vận chuyển và thực hiện toàn bộ thủ tục thông quan. Doanh nghiệp giữ toàn quyền kiểm soát từ nguồn hàng đến chứng từ và chi phí.
Nhập khẩu ủy thác là hình thức doanh nghiệp thuê một đơn vị dịch vụ logistics hoặc thương mại đứng tên thay mình để thực hiện toàn bộ quy trình nhập khẩu. Đơn vị ủy thác sẽ lo từ việc ký hợp đồng, khai báo hải quan đến giao hàng, sau đó xuất hóa đơn lại cho bên thuê.
Xem thêm: Thủ tục nhập khẩu linh kiện ô tô – Nhập chính ngạch, đảm bảo hóa đơn
So sánh chi tiết giữa nhập khẩu chính ngạch trực tiếp và ủy thác
Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn hình thức nhập khẩu phù hợp, dựa trên tiêu chí pháp lý, chi phí, mức độ kiểm soát và rủi ro.
| Tiêu chí | Nhập khẩu chính ngạch trực tiếp | Nhập khẩu ủy thác |
| Chi phí | – Không mất phí ủy thác, tiết kiệm từ 1–3% giá trị đơn hàng. – Kiểm soát rõ các khoản phí như vận chuyển, thuế, phát sinh. | – Phát sinh thêm phí dịch vụ ủy thác. – Khó minh bạch trong chi phí thực tế nếu không yêu cầu báo chi tiết. |
| Chứng từ pháp lý | – Doanh nghiệp có hóa đơn GTGT, tờ khai HQ, C/O đứng tên mình. – Phù hợp hoàn thuế, hạch toán chi phí, kiểm toán, đấu thầu. | – Hóa đơn mua hàng thường đứng tên bên ủy thác. – Doanh nghiệp không có chứng từ XNK chính thức mang tên mình. |
| Kiểm soát tiến độ và hàng hóa | – Tự theo dõi lịch trình, chủ động xử lý các vấn đề phát sinh với hãng vận chuyển, hãng tàu, hải quan. | – Phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị ủy thác. – Nếu họ chậm xử lý hoặc thiếu minh bạch, doanh nghiệp khó kiểm soát. |
| Rủi ro cạnh tranh | – Doanh nghiệp làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, giữ toàn bộ thông tin giao dịch. | – Có nguy cơ bị đơn vị ủy thác sử dụng lại thông tin nhà cung cấp để nhập hàng trực tiếp, cạnh tranh. |
| Tính minh bạch và quản lý nội bộ | – Mỗi khoản chi đều có chứng từ rõ ràng, thuận lợi cho kế toán và quản lý. | – Phí thường được báo gộp, khó bóc tách và theo dõi chi tiết từng khoản. |
| Yêu cầu chuyên môn | – Cần có kiến thức về xuất nhập khẩu, mã HS, thuế, kiểm dịch. Tuy nhiên, có thể thuê dịch vụ hỗ trợ từng phần. | – Không cần hiểu biết nhiều, đơn vị ủy thác lo toàn bộ quy trình. |
| Khả năng mở rộng quy mô | – Phù hợp cho doanh nghiệp có định hướng phát triển lâu dài, xây dựng hệ thống minh bạch. | – Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, cá nhân hoặc giai đoạn thử nghiệm thị trường. |
Những lợi ích dài hạn khi nhập khẩu linh kiện ô tô chính ngạch trực tiếp
Khi doanh nghiệp thực hiện nhập khẩu linh kiện ô tô chính ngạch trực tiếp, lợi ích không chỉ nằm ở việc tiết kiệm chi phí dịch vụ mà còn tạo ra nhiều giá trị về lâu dài như:
- Chủ động xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp nước ngoài.
- Chủ động đàm phán giá, điều khoản giao hàng, thời gian thanh toán.
- Giữ được độc quyền nguồn hàng, tránh rủi ro bị cạnh tranh ngược.
- Dễ dàng mở rộng quy mô, phát triển thành thương hiệu phân phối chính thức tại Việt Nam.
- Tối ưu thuế, hoàn thuế VAT và dễ dàng kiểm toán nội bộ.
Ngược lại, nhập khẩu ủy thác tuy thuận tiện ở giai đoạn đầu, nhưng càng về sau càng phát sinh nhiều vấn đề nếu doanh nghiệp không nắm quyền kiểm soát. Đặc biệt, nếu đơn vị ủy thác không đủ uy tín, khả năng xảy ra tranh chấp, chậm hàng, hoặc lạm dụng thông tin là rất lớn.
Xem thêm video phân tích chi tiết:
Video giải thích dễ hiểu, kèm ví dụ thực tế từ các khách hàng của Mison Trans – cực kỳ hữu ích nếu bạn đang trong giai đoạn ra quyết định.
Bài học thực tế từ doanh nghiệp chọn sai hình thức nhập khẩu
Một chủ gara ô tô tại Hà Nội chia sẻ rằng: những lô hàng đầu tiên anh sử dụng hình thức ủy thác để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, sau vài tháng, đơn vị ủy thác bắt đầu nhập hàng cùng loại và bán trực tiếp ra thị trường với giá rẻ hơn.
Khi anh yêu cầu nhà cung cấp ngừng bán cho bên kia, thì nhận được phản hồi rằng hợp đồng trước đó ký với đơn vị ủy thác, chứ không phải tên công ty của anh.
→ Kết quả: Vừa mất mối hàng, vừa bị cạnh tranh trực tiếp. Từ đó, anh quyết định chuyển hẳn sang hình thức nhập khẩu chính ngạch trực tiếp với sự hỗ trợ từ một đơn vị logistics chuyên ngành. Sau vài lô đầu làm quen quy trình, giờ đây toàn bộ việc nhập khẩu, đàm phán và kiểm soát hàng đều do công ty anh thực hiện.
Khi nào gara, nhà phân phối nên chọn nhập khẩu chính ngạch trực tiếp và khi nào nên ủy thác?
Nên chọn nhập khẩu chính ngạch trực tiếp nếu:
- Gara hoặc doanh nghiệp đã có pháp nhân, mã số thuế, có thể xuất hóa đơn, khai báo thuế.
- Đang kinh doanh sản phẩm phụ tùng theo dòng xe chuyên biệt (xe Nhật, Hàn, Đức…) và muốn giữ ổn định nguồn hàng lâu dài.
- Có nhu cầu xuất hóa đơn VAT cho khách sỉ, đại lý, gara chính hãng hoặc công ty vận tải.
- Muốn kiểm soát trực tiếp nhà cung cấp để không bị cắt mối, không bị cạnh tranh chính từ đơn vị từng làm dịch vụ cho mình.
- Đang có định hướng xây dựng thương hiệu phân phối, đăng ký độc quyền sản phẩm hoặc làm tổng đại lý tại Việt Nam.
Nên chọn ủy thác nhập khẩu nếu:
- Đang là gara nhỏ hoặc cá nhân bán hàng online, chưa có công ty đứng tên, chưa sẵn sàng cho việc khai báo hải quan.
- Mới bắt đầu kinh doanh phụ tùng – chỉ muốn nhập vài mã hàng để test nhu cầu thị trường.
- Chưa có đội ngũ hoặc chưa hiểu rõ về thủ tục nhập khẩu, cần một đơn vị lo trọn gói nhanh chóng cho 1–2 lô đầu tiên.
- Không cần hóa đơn VAT, chủ yếu bán lẻ hoặc bỏ sỉ cho các tiệm sửa xe nhỏ, không có yêu cầu về chứng từ.
Lưu ý:
Với ngành phụ tùng ô tô, việc nhập hàng qua ủy thác có thể giúp bạn đi nhanh, nhưng nhập khẩu chính ngạch trực tiếp mới là con đường bền vững nếu bạn muốn mở rộng, bảo hộ thương hiệu và cạnh tranh lâu dài.
Những chi phí ẩn và rủi ro tiềm ẩn mà doanh nghiệp kinh doanh phụ tùng ô tô thường bỏ qua
Khi cân nhắc giữa nhập khẩu chính ngạch trực tiếp và ủy thác, phần lớn các gara, nhà phân phối, hoặc doanh nghiệp kinh doanh phụ tùng ô tô chỉ nhìn vào mức phí dịch vụ ban đầu. Nhưng trên thực tế, nhiều chi phí ẩn và rủi ro dài hạn lại không thể hiện trong báo giá. Đây mới là phần quyết định đến lợi nhuận thực tế, khả năng mở rộng và sự ổn định trong kinh doanh.
1. Chi phí ẩn và rủi ro tiềm tàng khi ủy thác nhập khẩu
a, Chi phí bị “gộp chung”, không rõ từng khoản
Rất nhiều đơn vị ủy thác gửi báo giá tổng – bao gồm cả cước vận chuyển, phí handling, khai báo hải quan, kiểm tra chuyên ngành… nhưng không tách từng mục.
Doanh nghiệp không biết đang trả bao nhiêu cho mỗi bước, dẫn đến khó tối ưu chi phí hoặc so sánh giá thị trường.
b, Không được hoàn thuế VAT
Hầu hết hóa đơn đầu vào sẽ đứng tên công ty ủy thác. Vì vậy, doanh nghiệp không thể kê khai hoàn thuế GTGT, đặc biệt với những đơn hàng giá trị cao – đây là một khoản thiệt hại âm thầm nhưng rất lớn.
c, Mất quyền đàm phán và dữ liệu nhà cung cấp
Khi thông tin nhà cung cấp, giá FOB, điều kiện thanh toán… nằm hết trong tay đơn vị ủy thác, bạn không thể đàm phán trực tiếp, cũng không kiểm soát được việc đối tác có thay đổi điều kiện cung cấp hay không.
d, Nguy cơ bị cạnh tranh ngược từ chính đơn vị ủy thác
Trong ngành phụ tùng ô tô – nơi sản phẩm dễ sao chép và thay thế – việc để đơn vị ủy thác biết rõ dòng sản phẩm, nhà cung cấp, giá đầu vào… rất nguy hiểm.
Không ít trường hợp, sau vài lô hàng ủy thác, bên dịch vụ đã trở thành đối thủ trực tiếp, thậm chí nhập từ đúng nhà cung cấp cũ với giá tốt hơn nhờ mua số lượng lớn hơn từ nhiều khách.
2. Những rủi ro có thể gặp khi nhập khẩu chính ngạch trực tiếp – và cách kiểm soát
Tuy mang lại quyền chủ động, nhập khẩu chính ngạch trực tiếp cũng đòi hỏi doanh nghiệp có sự chuẩn bị kỹ, nhất là trong ngành phụ tùng ô tô – nơi mỗi linh kiện đều có mã HS, chính sách thuế và quy định kiểm tra riêng.
a, Rủi ro bị lưu cont, lưu bãi do chưa quen quy trình
Một số gara hoặc nhà phân phối lần đầu tự đứng tên có thể chưa kịp hoàn thiện bộ chứng từ hoặc chưa nắm được lịch tàu – dẫn đến hàng về nhưng chưa thông quan kịp thời, bị tính phí lưu kho, lưu bãi, đội chi phí rất nhanh.
Xem thêm: Vì sao hàng linh kiện ô tô hay bị giữ tại cảng – và cách phòng tránh?
b, Sai mã HS dẫn đến truy thu thuế hoặc bị giữ hàng
Với hàng ngàn mã linh kiện: lọc gió, bugi, cụm đèn, IC, bộ điều khiển, ECU… nếu không xác định chính xác mã HS, doanh nghiệp có thể khai sai thuế suất, dẫn đến bị truy thu hoặc xử phạt hành chính.
c, Thiếu chứng từ chuyên ngành: C/O, test report, catalog
Một số loại phụ tùng nằm trong danh mục phải kiểm tra chất lượng, kiểm tra hợp quy (đặc biệt là các linh kiện liên quan đến an toàn như phanh, kính, bóng đèn, dây điện…). Nếu thiếu hoặc chuẩn bị sai chứng từ, hàng dễ bị tạm dừng hoặc thậm chí buộc tái xuất.
Tuy nhiên, các rủi ro này hoàn toàn có thể được kiểm soát nếu doanh nghiệp chuẩn bị kỹ hoặc có đơn vị dịch vụ logistics uy tín đồng hành.
Vì sao doanh nghiệp kinh doanh phụ tùng ô tô nên ưu tiên nhập khẩu chính ngạch trực tiếp?
1. Ngành phụ tùng ô tô có tính cạnh tranh cực cao – ai nắm được nhà cung cấp, người đó chiếm ưu thế
- Thị trường phụ tùng ô tô đặc biệt nhạy cảm về giá bán, thời gian giao hàng và tính sẵn có của sản phẩm.
- Nếu doanh nghiệp không giữ được thông tin nhà cung cấp, rất dễ bị đối thủ “chơi ngược” bằng cách nhập cùng sản phẩm, hạ giá phá thị trường.
→ Nhập khẩu chính ngạch trực tiếp giúp doanh nghiệp giữ độc quyền mối hàng, không bị bên dịch vụ sử dụng lại thông tin nhà cung cấp để nhập hàng riêng.
2. Hàng phụ tùng ô tô thường khó tìm mã HS, dễ sai thuế – nếu không tự kiểm soát sẽ rất dễ bị phạt
- Có hàng nghìn mã HS liên quan đến linh kiện như bugi, lọc gió, cụm đèn, IC, module, dây điện, bộ phanh, van cảm biến…
- Nếu bên ủy thác khai sai mã HS, doanh nghiệp không đứng tên trên tờ khai nên không thể khiếu nại hay chứng minh thiện chí với cơ quan Hải quan.
→ Khi tự đứng tên, doanh nghiệp có thể làm việc trực tiếp với forwarder và Hải quan để tra đúng mã HS, tính đúng thuế, tránh bị truy thu hoặc phạt về sau.
3. Khách hàng ngày càng yêu cầu minh bạch hóa đơn, bảo hành, truy xuất nguồn gốc
- Thị trường đang chuyển từ bán lẻ “nhập trôi nổi” sang kinh doanh có bảo hành, có xuất hóa đơn VAT, đặc biệt trong phân khúc phụ tùng cho gara chính hãng, xe công vụ, xe doanh nghiệp.
→ Nếu nhập khẩu chính ngạch trực tiếp, doanh nghiệp có thể:
Xuất hóa đơn VAT cho đại lý, gara, hãng xe
Làm hồ sơ bảo hành chuyên nghiệp
Tham gia các gói thầu cung cấp phụ tùng cho công ty vận tải, cơ quan nhà nước
4. Có cơ hội đăng ký độc quyền thương hiệu, làm nhà phân phối nếu nhập khẩu chính ngạch
- Một số nhà cung cấp lớn tại Trung Quốc chỉ ký hợp đồng phân phối nếu DN tại Việt Nam đứng tên trên tờ khai XNK, có hợp đồng mua bán quốc tế, tài liệu pháp lý minh bạch.
→ Nhập khẩu chính ngạch trực tiếp là bước đầu để doanh nghiệp tiến tới đăng ký thương hiệu, xin giấy phép phân phối độc quyền, mở đại lý tại nhiều tỉnh.
5. Lô hàng phụ tùng dễ bị Hải quan kiểm tra – nếu không kiểm soát hồ sơ rất rủi ro
- Rất nhiều loại phụ tùng thuộc nhóm phải kiểm tra chất lượng, kiểm tra hợp chuẩn, kiểm tra hàng nhái, hàng giả.
- Nếu doanh nghiệp không có chứng từ đầy đủ, hoặc giao cho đơn vị ủy thác không chuẩn bị kỹ, hàng rất dễ bị giữ tại cảng, phát sinh phí lưu kho/lưu cont rất lớn.
→ Khi nhập khẩu chính ngạch trực tiếp và có sự hỗ trợ từ đơn vị chuyên ngành như Mison Trans, doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ, điều phối lịch thông quan, tránh mất chi phí không đáng có.
Checklist: Bạn cần gì để tự nhập khẩu chính ngạch?
Bạn muốn tự đứng tên nhập khẩu mà không bị vướng quy trình, sai thuế hay phát sinh chi phí?
Hãy bắt đầu bằng việc chuẩn bị đầy đủ 6 yếu tố cốt lõi dưới đây.
- Pháp nhân và mã số thuế hợp lệ
- Tài khoản ngân hàng công ty có khả năng thanh toán quốc tế (T/T, LC…)
- Ký hợp đồng thương mại quốc tế (Sale Contract)
- Chứng từ giao nhận cơ bản (Invoice, Packing list, C/O, catalog nếu cần)
- Đối tác logistics uy tín có thể hỗ trợ doanh nghiệp book cước, kê khai, thông quan trọn gói
- Kiến thức về mã HS, cách tính thuế nhập khẩu, thủ tục chuyên ngành – hoặc thuê dịch vụ làm thay
Nếu bạn chưa từng làm những bước trên, đừng lo lắng – bạn có thể bắt đầu với 1–2 lô hàng đầu tiên và có sự hỗ trợ trọn gói từ đối tác vận chuyển chính ngạch trực tiếp như Mison Trans để tránh rủi ro.
Mison Trans – Hỗ trợ doanh nghiệp nhập khẩu chính ngạch trọn gói
Nếu bạn đang có nhu cầu nhập khẩu linh kiện ô tô từ Trung Quốc theo hình thức chính ngạch trực tiếp nhưng chưa nắm rõ quy trình, hãy để Mison Trans đồng hành.
Với kinh nghiệm thực chiến trong hàng trăm lô hàng linh kiện, thiết bị ngành ô tô, chúng tôi hỗ trợ từ A–Z:
- Tra mã HS, tư vấn chính sách mặt hàng, kiểm tra thuế.
- Book cước vận chuyển, lấy báo giá từ hãng tàu uy tín.
- Thực hiện khai báo hải quan, kiểm tra chuyên ngành nếu cần.
- Giao hàng tận kho, xuất hóa đơn VAT đầy đủ.
Đặc biệt, đội ngũ của Mison Trans sẵn sàng hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp có thể chủ động hơn ở những lô hàng tiếp theo – không phụ thuộc mãi vào bên dịch vụ.
Việc lựa chọn giữa nhập khẩu chính ngạch trực tiếp và ủy thác phụ thuộc vào quy mô, năng lực nội bộ và mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu hướng đến sự minh bạch, tiết kiệm chi phí và phát triển bền vững, hình thức nhập khẩu chính ngạch trực tiếp là lựa chọn đáng cân nhắc.
Hãy đầu tư từ đầu để kiểm soát được chuỗi cung ứng và tránh các rủi ro dài hạn không đáng có.
- Bạn cần tư vấn cụ thể hơn cho mặt hàng linh kiện ô tô mà mình đang nhập?
- Bạn đang phân vân giữa nhập khẩu chính ngạch và ủy thác?
Gọi ngay Mison Trans – để được tư vấn miễn phí 1:1, lên lộ trình nhập khẩu tối ưu theo đúng nhu cầu và năng lực hiện tại của doanh nghiệp.
—————————————-
MISON TRANS – DỊCH VỤ HẢI QUAN – VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ
- Head Office: 200 QL13 (Cũ), Khu phố 1, Phường Hiệp Bình, TP. Hồ Chí Minh
- Văn phòng HCM: 13 Đường số 7, KDC Cityland Center Hills, Phường Hạnh Thông, TP. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Hà Nội: Tầng 9 Tòa Minori, Số 67A Phố Trương Định, Phường Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội
- Hotline: 1900 63 63 48
- Email: cs1@misontrans.com
