Quy trình nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài chi tiết nhất

Quy trình nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài thường gồm 5 bước chính: nhận và kiểm tra chứng từ, truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng, thực hiện thông quan, nhận phiếu xuất kho, sau đó hoàn tất thủ tục giám sát để đưa hàng về kho.

Việc nắm rõ từng bước sẽ giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị hồ sơ, bố trí phương tiện nhận hàng và hạn chế các chi phí phát sinh do chậm thông quan hoặc lưu kho tại sân bay.

Trong bài viết dưới đây, Mison Trans sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại sân bay Nội Bài và những lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần chuẩn bị.

Địa điểm kho nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài

Hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại sân bay Nội Bài thường được tiếp nhận và xử lý tại các kho hàng không như:

• Kho NCTS.
• Kho ACSV.
• Kho ALS.
• Các kho hoặc nhà ga hàng hóa khác theo thông báo của hãng hàng không, đại lý hoặc forwarder.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác địa điểm lưu hàng trên Air Waybill, Arrival Notice hoặc thông báo của đơn vị vận chuyển trước khi đến nhận hàng.

Khi làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp hoặc đơn vị khai thuê hải quan cần thực hiện khai báo tại cơ quan hải quan quản lý lô hàng. Nếu tờ khai bị phân luồng đỏ, việc kiểm tra thực tế hàng hóa sẽ được thực hiện tại kho nơi hàng đang lưu giữ.

Quy trình nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài chi tiết từ A-Z

Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ nhập khẩu

Sau khi hàng được vận chuyển từ nước ngoài, doanh nghiệp cần nhận và kiểm tra bộ chứng từ do nhà cung cấp, hãng vận chuyển hoặc forwarder gửi.

Bộ chứng từ thường gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Air Waybill.
• Sales Contract hoặc Purchase Order nếu có.
• Arrival Notice.
• C/O nếu đề nghị hưởng thuế ưu đãi.
• Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
• Giấy phép nhập khẩu nếu mặt hàng yêu cầu.
• Chứng từ kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, hợp quy hoặc hồ sơ chuyên ngành khác.

Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ:

• Tên hàng.
• Model.
• Số lượng.
• Số kiện.
• Trọng lượng.
• Trị giá.
• Xuất xứ.
• Người gửi và người nhận.
• Số Air Waybill.
• Sân bay đi và sân bay đến.

Nếu phát hiện sai lệch, doanh nghiệp nên yêu cầu điều chỉnh trước khi truyền tờ khai để tránh phải khai bổ sung hoặc giải trình sau này.

Với doanh nghiệp chưa từng nhập khẩu, có thể tham khảo thêm bài Doanh nghiệp mới nhập khẩu cần chuẩn bị những hồ sơ gì? để kiểm tra đầy đủ bộ chứng từ cần thiết.

Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu có thể gửi tên hàng, catalogue, hình ảnh, mã HS dự kiến, Invoice, Packing List và Air Waybill để Mison Trans kiểm tra sơ bộ bộ chứng từ, chính sách mặt hàng và các bước cần chuẩn bị trước khi hàng đến sân bay Nội Bài.

Lần đầu nhập khẩu, chưa biết cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Gửi thông tin cơ bản về lô hàng để Mison Trans hướng dẫn bộ chứng từ cần chuẩn bị, mã HS/chính sách cần kiểm tra và các bước nhập khẩu phù hợp.

Có checklist hồ sơ rõ ràng

Biết cần chuẩn bị gì trước khi hàng về

Hạn chế sai sót khi mở tờ khai

Được tư vấn theo từng bước

Nhận checklist nhập khẩu

Phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có kinh nghiệm chứng từ.

Bước 2: Truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng

Sau khi nhận Arrival Notice và kiểm tra đầy đủ chứng từ, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan điện tử.

Một số thông tin cần khai gồm:

• Mã loại hình.
• Cơ quan hải quan.
• Mã HS.
• Tên hàng.
• Model.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Trị giá.
• Xuất xứ.
• Thuế suất.
• Số Air Waybill.
• Thông tin C/O.
• Hồ sơ chuyên ngành nếu có.

Doanh nghiệp cần khai báo chính xác vì các lỗi như sai mã HS, mã loại hình, trị giá hoặc cơ quan hải quan có thể làm chậm quá trình thông quan.

Sau khi đăng ký tờ khai, hệ thống hải quan sẽ trả kết quả phân luồng:

• Luồng xanh: Hồ sơ được xử lý tự động; doanh nghiệp tiếp tục hoàn thành nghĩa vụ thuế và các điều kiện liên quan.
• Luồng vàng: Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ và có thể yêu cầu cung cấp thêm chứng từ.
• Luồng đỏ: Cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế tại kho.

Thời gian xử lý phụ thuộc vào mức độ đầy đủ của hồ sơ, đặc điểm lô hàng và yêu cầu kiểm tra của cơ quan hải quan.

Bước 3: Thông quan hàng hóa

Dựa trên kết quả phân luồng, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục tương ứng.

Đối với luồng xanh

Doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế và các điều kiện cần thiết để tờ khai được thông quan.

Đối với luồng vàng

Doanh nghiệp cung cấp hồ sơ theo yêu cầu, có thể gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Air Waybill.
• C/O.
• Catalogue.
• Datasheet.
• Hồ sơ chuyên ngành.
• Chứng từ thanh toán hoặc tài liệu giải trình nếu cần.

Đối với luồng đỏ

Ngoài kiểm tra hồ sơ, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa tại kho.

Doanh nghiệp cần bảo đảm:

• Tên hàng và model đúng với khai báo.
• Số lượng thực tế đúng với chứng từ.
• Trọng lượng phù hợp.
• Nhãn hàng hóa đầy đủ.
• Hàng hóa không có chức năng hoặc cấu tạo bị bỏ sót khi khai báo.

Chưa chắc hồ sơ hiện tại đã đủ để khai hải quan và nhận hàng tại kho? Mison Trans hỗ trợ doanh nghiệp rà soát chứng từ, mã HS, giấy phép và yêu cầu chuyên ngành trước khi làm thủ tục thông quan.

Lần đầu nhập khẩu, chưa biết cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Gửi thông tin cơ bản về lô hàng để Mison Trans hướng dẫn bộ chứng từ cần chuẩn bị, mã HS/chính sách cần kiểm tra và các bước nhập khẩu phù hợp.

Có checklist hồ sơ rõ ràng

Biết cần chuẩn bị gì trước khi hàng về

Hạn chế sai sót khi mở tờ khai

Được tư vấn theo từng bước

Nhận checklist nhập khẩu

Phù hợp với doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu hoặc chưa có kinh nghiệm chứng từ.

Bước 4: Nhận chứng từ và phiếu xuất kho

Sau khi tờ khai được thông quan hoặc đủ điều kiện giao hàng, doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục tại kho hàng không.

Các công việc thường gồm:

• Thanh toán phí kho và các khoản dịch vụ liên quan.
• Xuất trình giấy giới thiệu hoặc giấy tờ của người nhận hàng.
• Kiểm tra số Air Waybill.
• Nhận phiếu xuất kho hoặc xác nhận giao hàng.
• Đăng ký phương tiện vào kho.
• Bố trí nhân sự bốc xếp nếu cần.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chính xác tên kho, mã địa điểm lưu hàng và hướng dẫn nhận hàng trên Arrival Notice hoặc thông báo của forwarder.

Không nên sử dụng cố định mã kho từ các lô hàng cũ vì địa điểm tiếp nhận và thông tin khai báo có thể khác nhau theo từng chuyến hàng.

Trường hợp doanh nghiệp cần hỗ trợ khai tờ khai, xử lý phân luồng và làm thủ tục tại kho, có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói của Mison Trans.

Bước 5: Hoàn thành thủ tục giám sát và đưa hàng về kho

Sau khi nhận phiếu xuất kho, doanh nghiệp tiếp tục hoàn thành thủ tục qua khu vực giám sát hải quan.

Tùy quy trình tại thời điểm nhận hàng, doanh nghiệp có thể cần:

• Kiểm tra trạng thái tờ khai.
• Xuất trình danh sách hàng đủ điều kiện qua khu vực giám sát.
• Đối chiếu số kiện.
• Hoàn thành xác nhận giao hàng tại kho.
• Đưa phương tiện vào nhận hàng.

Trước khi vận chuyển hàng về kho, doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Số kiện thực nhận.
• Tình trạng bao bì.
• Dấu hiệu móp, rách hoặc ẩm ướt.
• Tình trạng niêm phong.
• Tem nhãn.
• Hàng thiếu hoặc hư hỏng.

Nếu phát hiện bất thường, cần lập biên bản ngay tại kho với các bên liên quan để làm căn cứ xử lý hoặc khiếu nại.

Liên hệ ngay: Công ty dịch vụ vận Chuyển Hàng Từ Trung Quốc Về Hà Nội Bằng Đường Air – Nhanh – An Toàn – Rẻ 

Các lưu ý quan trọng khi nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài

Kiểm tra chứng từ trước khi hàng đến

Doanh nghiệp nên kiểm tra Invoice, Packing List, Air Waybill, C/O và catalogue ngay khi nhận được bản nháp.

Việc phát hiện sai sót sớm sẽ giúp nhà cung cấp có thời gian điều chỉnh trước khi hàng đến Việt Nam.

Chuẩn bị đủ hồ sơ chuyên ngành

Một số mặt hàng có thể cần:

• Giấy phép nhập khẩu.
• Kiểm tra chất lượng.
• Kiểm dịch.
• Công bố sản phẩm.
• Chứng nhận hoặc công bố hợp quy.
• Tài liệu kỹ thuật.

Doanh nghiệp không nên chờ hàng về sân bay mới bắt đầu kiểm tra chính sách.

Theo dõi lịch bay và thông báo hàng đến

Lịch bay có thể thay đổi hoặc hàng có thể đi qua nhiều chặng. Doanh nghiệp cần theo dõi sát thông tin từ hãng hàng không hoặc forwarder để chủ động khai báo và nhận hàng.

Kiểm tra phí lưu kho

Hàng để lâu tại kho sân bay có thể phát sinh phí lưu kho. Vì vậy, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, phương tiện và nhân sự nhận hàng đúng thời điểm.

Bố trí phương tiện phù hợp

Phương tiện nhận hàng cần phù hợp với:

• Số kiện.
• Kích thước.
• Trọng lượng.
• Đặc điểm bảo quản.
• Hàng dễ vỡ, hàng lạnh hoặc hàng giá trị cao.

Kiểm tra hàng trước khi rời kho

Nếu phát hiện hư hỏng hoặc thiếu kiện sau khi hàng đã rời kho, việc xác định trách nhiệm và xử lý khiếu nại sẽ khó khăn hơn.

Những yếu tố ảnh hưởng đến quy trình nhận hàng tại sân bay Nội Bài

Quy trình nhận hàng có thể bị kéo dài bởi các yếu tố sau:

• Chuyến bay bị chậm hoặc thay đổi lịch.
• Hàng chưa được nhập kho.
• Sai thông tin trên Air Waybill.
• Invoice và Packing List không thống nhất.
• Sai mã HS.
• Thiếu C/O.
• Thiếu giấy phép hoặc hồ sơ chuyên ngành.
• Tờ khai bị phân luồng vàng hoặc đỏ.
• Hàng thực tế không đúng khai báo.
• Doanh nghiệp chậm nộp thuế.
• Chưa thanh toán phí kho.
• Chưa đăng ký phương tiện nhận hàng.
• Hệ thống kho hoặc hải quan chưa đồng bộ.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không bảo đảm tờ khai luôn được phân luồng xanh, nhưng giúp doanh nghiệp xử lý nhanh hơn khi có yêu cầu kiểm tra.

Lợi ích của việc nắm rõ quy trình nhận hàng

Hiểu rõ quy trình giúp doanh nghiệp:

• Chủ động thời gian khai báo và nhận hàng.
• Hạn chế sai sót trên chứng từ.
• Giảm nguy cơ phát sinh phí lưu kho.
• Chuẩn bị đúng giấy phép và hồ sơ chuyên ngành.
• Bố trí xe và nhân sự phù hợp.
• Xử lý nhanh khi tờ khai bị phân luồng vàng hoặc đỏ.
• Đảm bảo tiến độ đưa hàng về phục vụ sản xuất, kinh doanh.

Trường hợp cần một đơn vị phối hợp từ kiểm tra hồ sơ, khai hải quan, làm thủ tục tại kho hàng không đến giao hàng về kho, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình dịch vụ nhập khẩu tại Mison Trans.

Kết luận

Quy trình nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài gồm 5 bước chính: kiểm tra chứng từ, truyền tờ khai, xử lý thông quan, nhận phiếu xuất kho và hoàn thành thủ tục giám sát để đưa hàng về kho.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ trước khi hàng đến, kiểm tra đúng kho tiếp nhận, theo dõi kết quả phân luồng và đối chiếu tình trạng hàng hóa ngay khi nhận.

Việc chủ động từ đầu sẽ giúp hạn chế thiếu chứng từ, chậm thông quan, phát sinh phí lưu kho và ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, kinh doanh.