Chuyển từ tiểu ngạch sang nhập chính ngạch linh kiện ô tô – Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Nhiều gara, nhà phân phối và doanh nghiệp kinh doanh phụ tùng ô tô đang có nhu cầu chuyển sang nhập khẩu chính ngạch linh kiện ô tô để chủ động hơn về chứng từ, hóa đơn, nguồn gốc hàng hóa và kế hoạch nhập hàng lâu dài.

Tuy nhiên, khi chuyển sang chính ngạch, doanh nghiệp cần chuẩn hóa nhiều nội dung từ nhà cung cấp, Invoice, Packing List, mã HS, thuế đến chính sách chuyên ngành của từng linh kiện.

Đặc biệt, không phải tất cả phụ tùng ô tô đều áp dụng cùng một thủ tục. Đèn xe, kính, gương, lốp, ECU, camera, ghế hay các chi tiết nội thất có thể có mã HS và yêu cầu quản lý khác nhau.

Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp xác định những nội dung cần chuẩn bị khi chuyển sang nhập khẩu linh kiện ô tô chính ngạch.

Nhập tiểu ngạch và chính ngạch: Điểm giống và khác

Trong thực tế, khái niệm “tiểu ngạch” thường được sử dụng để chỉ các giao dịch biên mậu hoặc những lô hàng quy mô nhỏ qua khu vực biên giới. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên hiểu rằng nhập tiểu ngạch đồng nghĩa với việc được phép bỏ qua khai báo hải quan, hóa đơn hoặc chính sách quản lý hàng hóa.

Đối với hoạt động nhập khẩu thương mại lâu dài, doanh nghiệp nên hướng tới phương án chính ngạch với hồ sơ và trách nhiệm pháp lý rõ ràng.

Điểm quan trọng không phải tên gọi “tiểu ngạch” hay “chính ngạch”, mà là doanh nghiệp có thực hiện đúng khai báo hải quan, nghĩa vụ thuế và chính sách của mặt hàng hay không.

Trường hợp nào doanh nghiệp nên chuyển sang nhập khẩu chính ngạch?

Đối với doanh nghiệp kinh doanh linh kiện, phụ tùng ô tô, nên ưu tiên chuẩn hóa sang nhập khẩu chính ngạch khi:

• Nhập hàng thường xuyên.
• Cần hóa đơn và chứng từ đầu vào rõ ràng.
• Muốn mở rộng hệ thống phân phối.
• Cần chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
• Làm việc với khách hàng doanh nghiệp.
• Muốn chủ động C/O và chính sách thuế.
• Nhập các linh kiện có quản lý chuyên ngành.
• Cần xây dựng nguồn cung ổn định dài hạn.

Đặc biệt, với linh kiện ô tô, việc có catalogue, mã HS, tờ khai và chứng từ rõ ràng giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi kiểm tra nguồn gốc hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm.

Lý do doanh nghiệp nên chuyển sang nhập khẩu chính ngạch

Minh bạch nguồn gốc và chứng từ

Doanh nghiệp có bộ hồ sơ gồm Invoice, Packing List, vận đơn, tờ khai và các chứng từ chuyên ngành nếu có.

Chủ động kiểm soát mã HS và thuế

Khi xác định mã HS ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể dự toán:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế GTGT.
• Khả năng hưởng ưu đãi theo C/O.
• Chính sách chuyên ngành.

Không nên khẳng định có C/O thì chắc chắn thuế nhập khẩu bằng 0%. Thuế suất thực tế phụ thuộc vào mã HS, xuất xứ, FTA và điều kiện của chứng từ xuất xứ.

Thuận lợi khi làm việc với khách hàng B2B

Nguồn hàng có chứng từ rõ ràng giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi bán cho gara, đại lý, hệ thống phân phối hoặc khách hàng doanh nghiệp yêu cầu chứng minh nguồn gốc.

Dễ chuẩn hóa hoạt động nhập khẩu dài hạn

Sau một số lô hàng, doanh nghiệp có thể xây dựng được:

• Danh mục HS.
• Bộ hồ sơ tiêu chuẩn.
• Danh sách nhà cung cấp.
• Quy trình kiểm tra chứng từ.
• Bảng chi phí nhập khẩu.
• Lịch đặt hàng và tồn kho.

Đang chuyển từ nguồn hàng chưa có bộ chứng từ nhập khẩu đầy đủ sang nhập khẩu chính ngạch? Doanh nghiệp có thể gửi danh sách linh kiện, hình ảnh, catalogue, mã HS dự kiến, Invoice và Packing List để Mison Trans rà soát các bước cần chuẩn bị cho lô hàng đầu tiên.

Cần nhập linh kiện ô tô chính ngạch, có chứng từ rõ ràng?

Linh kiện, phụ tùng ô tô dễ phát sinh rủi ro về mã HS, thuế và chứng từ nếu không kiểm tra từ đầu. Gửi thông tin để Mison Trans rà sơ bộ và tư vấn phương án nhập chính ngạch phù hợp.

Kiểm tra mã HS và thuế

Rà chính sách và chứng từ

Tư vấn vận chuyển, khai hải quan

Hỗ trợ nhập chính ngạch, rõ chi phí

Tư vấn nhập khẩu linh kiện ô tô

Chỉ cần gửi thông tin cơ bản, tài liệu kỹ thuật có thể bổ sung sau.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi nhập khẩu chính ngạch linh kiện ô tô?

1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ

Bộ hồ sơ cơ bản thường gồm:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Bill of Lading hoặc Air Waybill.
• Sales Contract hoặc Purchase Order nếu có.
• C/O nếu đề nghị hưởng ưu đãi thuế.
• Catalogue.
• Hình ảnh sản phẩm.
• Tài liệu kỹ thuật.
• Hồ sơ kiểm tra chuyên ngành nếu thuộc diện áp dụng.
• Tờ khai hải quan.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải đăng ký một “ngành nghề xuất nhập khẩu linh kiện ô tô” riêng chỉ để được nhập hàng. Quan trọng là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân phù hợp và đáp ứng điều kiện chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý.

2. Khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp cần có chữ ký số và thực hiện khai báo trên hệ thống hải quan.

Trước khi truyền tờ khai cần kiểm tra:

• Mã HS.
• Tên hàng.
• Model.
• Công dụng.
• Số lượng.
• Đơn vị tính.
• Trị giá.
• Xuất xứ.
• Nhà sản xuất.
• C/O nếu có.

Các mặt hàng như gương, đèn, kính, ECU, ghế hay linh kiện nhựa không nên dùng chung một mã HS chỉ vì đều là “phụ tùng ô tô”.

Có thể tham khảo thêm thủ tục nhập khẩu linh kiện ô tô để nắm quy trình cụ thể hơn.

3. Kiểm tra chính sách chuyên ngành

Đây là nội dung cần sửa đáng kể so với bài cũ.

Không phải “đa phần linh kiện ô tô” đều bắt buộc kiểm định chất lượng. Doanh nghiệp phải kiểm tra từng mặt hàng xem có thuộc danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn hay không.

Danh mục hiện hành được xác định theo Thông tư 12/2022/TT-BGTVT, đã được sửa đổi bởi Thông tư 62/2024/TT-BGTVT.

Một số linh kiện có thể liên quan đến:

• Kiểm tra chất lượng.
• Thử nghiệm.
• Chứng nhận hợp quy.
• Công bố hợp quy.
• Các thủ tục chuyên ngành khác.

Ngoài ra, Nghị định 60/2023/NĐ-CP có cơ chế riêng đối với một số ô tô M1 và linh kiện, phụ tùng được sản xuất, thử nghiệm và chứng nhận tại EU hoặc UK theo các điều ước quốc tế tương ứng.

Doanh nghiệp có thể xem thêm giấy phép nhập khẩu linh kiện ô tô để phân biệt giấy phép với kiểm tra chất lượng và hợp quy.

4. Chuẩn bị phương án vận chuyển và kho bãi

Tùy số lượng và tính chất hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• LCL – hàng lẻ đường biển.
• FCL – nguyên container.
• Đường hàng không.
• Phương thức khác phù hợp với tuyến nhập khẩu.

Khi so sánh, không nên chỉ nhìn cước vận chuyển mà cần tính thêm:

• Local charge.
• CFS/THC nếu có.
• Phí chứng từ.
• Phí kho.
• Vận chuyển nội địa.
• Kiểm tra chuyên ngành.
• Phí xử lý phát sinh nếu có.

Doanh nghiệp phải chịu những loại thuế và phí nào?

Các khoản doanh nghiệp cần dự toán có thể gồm:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
• Thuế ưu đãi đặc biệt nếu đáp ứng FTA.
• Local charge.
• Phí khai hải quan.
• Phí kiểm tra hoặc thử nghiệm nếu có.
• Phí cảng/kho.
• Phí vận chuyển hàng về kho.

Không nên mặc định VAT luôn là 10% hoặc mọi linh kiện đều áp dụng một mức thuế giống nhau.

Thuế cần được xác định dựa trên:

Mã HS + xuất xứ + C/O + chính sách thuế tại ngày đăng ký tờ khai.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm thuế nhập khẩu linh kiện ô tô.

Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu linh kiện ô tô chính ngạch diễn ra như thế nào?

Quy trình cơ bản gồm:

Bước 1: Kiểm tra sản phẩm

Xác định tên hàng, catalogue, mã HS dự kiến và chính sách mặt hàng.

Bước 2: Rà soát chứng từ

Đối chiếu Invoice, Packing List, vận đơn, C/O và tài liệu kỹ thuật.

Bước 3: Thực hiện thủ tục chuyên ngành nếu có

Đăng ký kiểm tra chất lượng, hợp quy hoặc thủ tục khác tùy mặt hàng.

Bước 4: Khai tờ khai hải quan

Khai chính xác mã HS, tên hàng, trị giá, số lượng và xuất xứ.

Bước 5: Xử lý phân luồng

• Luồng xanh: hoàn thành các điều kiện thông quan.
• Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ.
• Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ và hàng thực tế.

Không nên mặc định doanh nghiệp luôn phải “nộp hồ sơ giấy tại Chi cục Hải quan”; việc xuất trình chứng từ phụ thuộc vào hình thức hồ sơ và yêu cầu xử lý tờ khai.

Bước 6: Nộp thuế và nhận hàng

Sau khi đủ điều kiện thông quan, doanh nghiệp hoàn tất thuế, thủ tục giao nhận và vận chuyển hàng về kho.

Nhập chính ngạch linh kiện ô tô có bắt buộc kiểm định chất lượng và C/O không?

Không phải tất cả linh kiện đều bắt buộc kiểm định chất lượng.

Chỉ những sản phẩm thuộc danh mục quản lý chuyên ngành tương ứng mới phải thực hiện thủ tục chất lượng theo quy định.

Tương tự, C/O không phải chứng từ bắt buộc cho mọi lô hàng.

Doanh nghiệp thường sử dụng C/O khi:

• Cần chứng minh xuất xứ theo yêu cầu cụ thể.
• Đề nghị hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt.
• Chính sách mặt hàng yêu cầu trong trường hợp nhất định.

Vì vậy, cần phân biệt:

Chứng minh nguồn gốc hàng hóa ≠ mọi lô hàng bắt buộc phải có C/O.

Thời gian nhập khẩu chính ngạch so với tiểu ngạch lâu hơn bao nhiêu?

Không nên giữ nội dung cũ rằng nhập chính ngạch “thường lâu hơn 3–10 ngày”.

Thời gian thực tế phụ thuộc vào:

• Tuyến vận chuyển.
• Sea hay Air.
• Hàng FCL hay LCL.
• Mức độ đầy đủ của chứng từ.
• Phân luồng tờ khai.
• Chính sách chuyên ngành.
• Kiểm tra chất lượng nếu có.
• Thời gian xử lý của cảng, kho và đơn vị vận chuyển.

Nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi hàng đi, quy trình chính ngạch có thể được lập kế hoạch tương đối chủ động.

Điểm cần tập trung không phải “chính ngạch chậm hơn bao nhiêu ngày”, mà là doanh nghiệp có kiểm soát được thời gian và chứng từ hay không.

Có những lưu ý nào cho lần đầu chuyển sang nhập khẩu chính ngạch?

Kiểm tra nhà cung cấp có xuất được bộ chứng từ chuẩn không

Nhà cung cấp cần phối hợp được Invoice, Packing List, C/O nếu có, catalogue và các tài liệu kỹ thuật cần thiết.

Không dùng tên hàng quá chung chung

Ví dụ chỉ khai “auto parts” hoặc “car accessories” thường không đủ để xác định mã HS.

Xác định HS trước khi đặt hàng

Mã HS ảnh hưởng đồng thời đến:

• Thuế.
• C/O.
• Chính sách chuyên ngành.
• Nội dung khai báo.

Kiểm tra từng linh kiện riêng

Không nên gom hàng chục loại phụ tùng khác nhau vào một tên hàng hoặc một mã HS.

Rà soát hồ sơ trước khi hàng đi

Đây là thời điểm còn có thể yêu cầu nhà cung cấp sửa chứng từ mà chưa phát sinh áp lực kho, cảng và thời gian thông quan.

Lần đầu chuyển sang nhập khẩu chính ngạch và chưa chắc danh sách phụ tùng nên khai thế nào? Mison Trans có thể rà soát từng nhóm linh kiện, catalogue, HS dự kiến, chứng từ và chính sách để doanh nghiệp chuẩn bị lô hàng theo hướng rõ ràng hơn ngay từ đầu.

Cần nhập linh kiện ô tô chính ngạch, có chứng từ rõ ràng?

Linh kiện, phụ tùng ô tô dễ phát sinh rủi ro về mã HS, thuế và chứng từ nếu không kiểm tra từ đầu. Gửi thông tin để Mison Trans rà sơ bộ và tư vấn phương án nhập chính ngạch phù hợp.

Kiểm tra mã HS và thuế

Rà chính sách và chứng từ

Tư vấn vận chuyển, khai hải quan

Hỗ trợ nhập chính ngạch, rõ chi phí

Tư vấn nhập khẩu linh kiện ô tô

Chỉ cần gửi thông tin cơ bản, tài liệu kỹ thuật có thể bổ sung sau.

Kết luận

Chuyển sang nhập khẩu chính ngạch linh kiện ô tô không đơn thuần là đổi phương thức vận chuyển. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ nhà cung cấp, chứng từ, mã HS, thuế đến chính sách chuyên ngành.

Trước lô hàng đầu tiên, nên chuẩn bị theo thứ tự:

Danh sách linh kiện → Catalogue → HS dự kiến → Chính sách → Thuế/C/O → Invoice/Packing List → Vận chuyển → Khai hải quan.

Khi những nội dung này được kiểm tra trước khi hàng đi, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn về chi phí, chứng từ và tiến độ nhập hàng.

Doanh nghiệp cần hỗ trợ rà soát hồ sơ và thực hiện thủ tục có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói tại Mison Trans.