Trong xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, có một chứng từ rất dễ bị xem nhẹ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến vận đơn Bill of Lading. Đó là Shipping Instruction, thường được gọi tắt là SI.

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào invoice, packing list, tờ khai hải quan hoặc C/O mà quên rằng SI chính là căn cứ để hãng tàu hoặc forwarder phát hành Bill. Nếu SI sai, Bill có thể sai theo. Khi Bill sai, doanh nghiệp có thể phải sửa chứng từ, phát sinh phí amendment, chậm gửi chứng từ cho người mua hoặc ảnh hưởng đến thanh toán quốc tế.

Vậy Shipping Instruction là gì? SI gồm những thông tin nào? Khi điền SI cần lưu ý gì để tránh sai Bill of Lading? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ và có checklist kiểm tra trước khi gửi SI cho hãng tàu hoặc forwarder.

Shipping Instruction (SI) là gì?

SI là viết tắt của Shipping Instruction, hay Hướng dẫn gửi hàng. Là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, thông tin của các bên liên quan và yêu cầu vận chuyển cụ thể cho forwarder hoặc hãng tàu để họ phát hành Bill of Lading (BL).

Nói đơn giản, SI là bản thông tin hướng dẫn hãng tàu ghi Bill như thế nào. Trên SI sẽ có các thông tin quan trọng như:

Shipper
Consignee
Notify party
Tên tàu, số chuyến
Cảng xếp hàng
Cảng dỡ hàng
Nơi nhận hàng
Nơi giao hàng
Tên hàng
Số container
Số seal
Số kiện
Trọng lượng
Thể tích
Điều kiện cước
Loại Bill cần phát hành

Sau khi nhận SI, hãng tàu hoặc forwarder sẽ dựa trên thông tin này để phát hành Draft Bill. Doanh nghiệp cần kiểm tra Draft Bill thật kỹ trước khi xác nhận phát hành Bill chính thức.

Vì sao Shipping Instruction quan trọng?

Shipping Instruction quan trọng vì đây là chứng từ đầu vào để phát hành Bill of Lading. Trong vận tải biển, Bill of Lading không chỉ là chứng từ vận chuyển mà còn là bằng chứng nhận hàng, bằng chứng hợp đồng vận chuyển và trong nhiều trường hợp có thể liên quan đến quyền nhận hàng.

Nếu SI sai, Bill of Lading có thể sai theo. Một số lỗi tưởng nhỏ nhưng có thể gây ảnh hưởng lớn như:

Sai tên người gửi hàng
Sai tên người nhận hàng
Sai notify party
Sai cảng đến
Sai số container hoặc số seal
Sai mô tả hàng hóa
Sai số kiện, trọng lượng, thể tích
Sai điều kiện freight prepaid hoặc freight collect
Sai loại Bill cần phát hành

Khi Bill đã phát hành, việc chỉnh sửa có thể mất thêm thời gian và chi phí. Nếu hàng đã lên tàu, chứng từ đã gửi cho người mua hoặc ngân hàng, việc sửa lại càng phức tạp hơn.

Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự chứng từ chuyên trách hoặc cần kiểm tra SI trước khi phát hành Bill, có thể liên hệ đến Mison Trans để được hỗ trợ rà soát thông tin, hạn chế sai sót và tránh phát sinh phí sửa chứng từ.

Shipping Instruction dùng trong trường hợp nào?

SI thường được sử dụng trong vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển, đặc biệt với các lô hàng cần phát hành Bill of Lading.

Doanh nghiệp thường cần gửi SI trong các trường hợp:

Xuất khẩu hàng nguyên container FCL
Xuất khẩu hàng lẻ LCL
Xuất khẩu hàng theo điều kiện FOB, CFR, CIF hoặc các điều kiện Incoterms khác
Hàng cần phát hành Original Bill
Hàng cần phát hành Surrendered Bill
Hàng cần phát hành Sea Waybill
Hàng có yêu cầu đặc biệt về consignee, notify party hoặc mô tả hàng hóa
Hàng thanh toán quốc tế cần bộ chứng từ chính xác

Với mỗi hãng tàu hoặc forwarder, thời hạn gửi SI có thể khác nhau. Doanh nghiệp cần chú ý cut-off SI để tránh bị trễ phát hành Bill hoặc phát sinh phí chỉnh sửa sau thời hạn quy định.

Shipping Instruction khác gì với Bill of Lading?

Nhiều người mới làm xuất nhập khẩu dễ nhầm SI với Bill of Lading. Thực tế, đây là hai chứng từ khác nhau nhưng có liên quan trực tiếp với nhau.

Shipping Instruction là bản hướng dẫn gửi hàng. Người xuất khẩu hoặc forwarder gửi SI cho hãng tàu để yêu cầu phát hành Bill theo thông tin đã cung cấp.

Bill of Lading là vận đơn do hãng tàu hoặc người vận chuyển phát hành sau khi nhận hàng để vận chuyển. Bill được lập dựa trên thông tin từ SI, booking, manifest và dữ liệu thực tế của lô hàng.

Có thể hiểu đơn giản:

SI là thông tin đầu vào
Draft Bill là bản nháp để kiểm tra
Bill of Lading là chứng từ vận chuyển chính thức

Vì vậy, nếu SI không chính xác, Draft Bill và Bill chính thức rất dễ bị sai theo.

Các thông tin cần có trong Shipping Instruction

Một mẫu SI có thể khác nhau tùy từng hãng tàu, forwarder hoặc tuyến vận chuyển. Tuy nhiên, về cơ bản, Shipping Instruction thường bao gồm các nhóm thông tin sau.

1. Thông tin Shipper

Shipper là người gửi hàng hoặc người xuất khẩu được thể hiện trên vận đơn. Thông tin shipper thường gồm:

Tên công ty
Địa chỉ
Mã số thuế nếu cần
Quốc gia
Số điện thoại hoặc email nếu mẫu yêu cầu

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tên shipper theo đúng chứng từ thương mại. Nếu thanh toán L/C, thông tin shipper trên Bill thường cần phù hợp với yêu cầu trong L/C.

2. Thông tin Consignee

Consignee là người nhận hàng trên vận đơn. Đây là trường thông tin cực kỳ quan trọng vì liên quan đến quyền nhận hàng tại cảng đến.

Consignee có thể là:

Tên công ty nhập khẩu
Ngân hàng nếu thanh toán L/C
“To order” nếu vận đơn theo lệnh
Một bên nhận hàng theo yêu cầu của người mua

Sai consignee có thể gây khó khăn khi nhận hàng, chỉnh sửa chứng từ hoặc thanh toán. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác nhận thông tin consignee bằng văn bản với người mua trước khi gửi SI.

3. Thông tin Notify Party

Notify party là bên được thông báo khi hàng đến cảng đích. Notify party có thể là người mua, đại lý khai thuê hải quan, forwarder tại đầu nhập hoặc một bên được chỉ định.

Thông tin notify party thường gồm:

Tên công ty
Địa chỉ
Số điện thoại
Email
Người liên hệ nếu có

Notify party không nhất thiết luôn giống consignee. Doanh nghiệp cần kiểm tra đúng yêu cầu của đối tác để tránh sai thông tin trên Bill.

4. Thông tin tàu, chuyến và booking

SI thường cần thể hiện thông tin booking hoặc thông tin chuyến tàu, bao gồm:

Số booking
Tên tàu
Số chuyến
Cảng xếp hàng
Cảng dỡ hàng
Nơi nhận hàng
Nơi giao hàng
Ngày tàu chạy dự kiến

Các thông tin này thường được lấy từ booking confirmation. Doanh nghiệp cần đối chiếu SI với booking để đảm bảo không sai tuyến, sai cảng hoặc sai lịch tàu.

5. Thông tin hàng hóa

Phần mô tả hàng hóa trên SI cần rõ ràng, thống nhất với invoice, packing list và yêu cầu của người mua.

Thông tin hàng hóa thường gồm:

Tên hàng
Mô tả hàng hóa
Số kiện
Loại bao bì
Trọng lượng gross weight
Thể tích CBM
Mã HS nếu cần
Shipping mark nếu có

Không nên ghi mô tả hàng hóa quá sơ sài nếu người mua hoặc ngân hàng có yêu cầu cụ thể. Ngược lại, cũng không nên ghi sai hoặc ghi quá khác so với invoice, packing list vì có thể gây lệch bộ chứng từ.

6. Thông tin container và seal

Với hàng FCL, SI thường cần thông tin container và seal, bao gồm:

Số container
Số seal
Loại container
Số lượng container
Trọng lượng từng container nếu cần

Số container và số seal cần khớp với thực tế đóng hàng. Nếu sai số seal hoặc container, Bill có thể bị sai, ảnh hưởng đến khai báo, nhận hàng và đối chiếu chứng từ.

7. Điều kiện cước

Trên SI thường có phần yêu cầu thể hiện cước là prepaid hay collect.

Freight prepaid: cước đã trả tại đầu xuất
Freight collect: cước thu tại đầu nhập

Thông tin này cần phù hợp với điều kiện thương mại và thỏa thuận giữa người bán, người mua, forwarder hoặc hãng tàu. Nếu chọn sai, có thể gây tranh chấp chi phí hoặc phải sửa Bill.

8. Loại Bill cần phát hành

Doanh nghiệp cần ghi rõ yêu cầu phát hành loại Bill nào, ví dụ:

Original Bill
Surrendered Bill
Sea Waybill
Telex Release nếu áp dụng
House Bill hoặc Master Bill tùy trường hợp

Việc chọn loại Bill phụ thuộc vào thỏa thuận thương mại, phương thức thanh toán và yêu cầu nhận hàng tại đầu đến. Nếu chưa chắc nên dùng loại Bill nào, doanh nghiệp nên hỏi forwarder hoặc đơn vị chứng từ trước khi xác nhận SI.

Ai chịu trách nhiệm khai báo Shipping Instruction?

Các bên liên quan đến việc nộp Shipping Instruction (SI) bao gồm các doanh nghiệp giao nhận, công ty vận tải và nhà xuất khẩu. Các doanh nghiệp vận chuyển được thuê có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa và chính họ yêu cầu nhà xuất khẩu phải khai báo SI.

Quá trình cụ thể có thể được mô tả như sau:

Nếu người bán hàng (Seller) tiếp xúc trực tiếp với hãng tàu, thì Seller sẽ là người khai báo SI.
Nếu Seller sử dụng dịch vụ của các công ty logistics làm đại lý, thì Shipping Instruction sẽ được gửi từ Seller đến Đại lý. Đại lý sẽ dựa trên thông tin trong SI của Seller để thực hiện khai báo SI cho hãng tàu.

Cần lưu ý rằng nếu SI được gửi chậm hoặc sau thời gian quy định (Closing Time), các doanh nghiệp vận chuyển có thể bị phạt hoặc gặp các hậu quả khác như bị giữ hàng hoặc không thể giao hàng đúng lịch trình.

Hướng dẫn điền Shipping Instruction cho doanh nghiệp mới

Để điền SI chính xác hơn, doanh nghiệp có thể thực hiện theo quy trình dưới đây.

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ gốc

Trước khi điền SI, cần chuẩn bị:

Booking confirmation
Commercial Invoice
Packing List
Hợp đồng ngoại thương nếu có
Thông tin người mua
Yêu cầu của L/C nếu thanh toán bằng L/C
Thông tin container, seal nếu hàng FCL
Shipping mark nếu có

Không nên điền SI chỉ dựa trên trí nhớ hoặc thông tin rời rạc qua tin nhắn. Tốt nhất nên đối chiếu với chứng từ chính thức.

Bước 2: Điền thông tin shipper, consignee và notify party

Đây là nhóm thông tin cần kiểm tra đầu tiên. Doanh nghiệp nên copy chính xác tên, địa chỉ và thông tin liên hệ từ chứng từ đã được xác nhận.

Với consignee, cần đặc biệt lưu ý nếu người mua yêu cầu ghi “To order” hoặc ghi tên ngân hàng theo L/C. Không nên tự ý thay đổi thông tin consignee nếu chưa có xác nhận từ đối tác.

Bước 3: Điền thông tin booking và tuyến vận chuyển

Doanh nghiệp điền số booking, tên tàu, số chuyến, cảng xếp, cảng dỡ, nơi nhận hàng và nơi giao hàng theo booking confirmation.

Nếu có thay đổi lịch tàu hoặc đổi booking, cần cập nhật lại SI để tránh dùng nhầm thông tin cũ.

Bước 4: Điền mô tả hàng hóa

Mô tả hàng hóa trên SI cần thống nhất với invoice và packing list. Nếu người mua yêu cầu cách mô tả cụ thể trên Bill, doanh nghiệp cần thể hiện đúng theo yêu cầu đó.

Ví dụ cần kiểm tra:

Tên hàng có đúng không
Số kiện có khớp packing list không
Trọng lượng có đúng gross weight không
Thể tích CBM có khớp không
Shipping mark có cần thể hiện trên Bill không

Bước 5: Điền thông tin container và seal

Với hàng FCL, sau khi đóng hàng xong, doanh nghiệp cần lấy thông tin container và seal chính xác để điền SI.

Cần kiểm tra:

Số container đủ ký tự
Số seal đúng thực tế
Loại container đúng với booking
Số lượng container đúng
Trọng lượng từng container nếu hãng tàu yêu cầu

Bước 6: Chọn freight prepaid hoặc freight collect

Thông tin freight prepaid hoặc freight collect cần phù hợp với điều kiện thương mại và thỏa thuận chi phí.

Ví dụ, nếu người bán chịu cước biển, Bill thường có thể thể hiện freight prepaid. Nếu người mua chịu cước tại đầu đến, Bill có thể thể hiện freight collect. Tuy nhiên, cách thể hiện còn phụ thuộc vào thỏa thuận với forwarder/hãng tàu và yêu cầu của chứng từ.

Bước 7: Chọn loại Bill cần phát hành

Doanh nghiệp cần xác định rõ muốn phát hành Original Bill, Surrendered Bill hay Sea Waybill. Mỗi loại Bill có cách sử dụng và mức độ kiểm soát chứng từ khác nhau.

Với giao dịch cần kiểm soát thanh toán, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi chọn loại Bill. Không nên surrender Bill quá sớm nếu chưa chắc đã nhận được thanh toán hoặc chưa thống nhất với người mua.

Bước 8: Kiểm tra Draft Bill trước khi xác nhận

Sau khi gửi SI, hãng tàu hoặc forwarder sẽ gửi Draft Bill để kiểm tra. Đây là bước rất quan trọng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra từng dòng thông tin trên Draft Bill, đặc biệt là:

Shipper
Consignee
Notify party
Vessel/voyage
Port of loading
Port of discharge
Place of delivery
Description of goods
Container/seal
Gross weight
Measurement
Freight term
Number of original B/L

Chỉ nên xác nhận phát hành Bill chính thức khi Draft Bill đã chính xác.

Những lỗi thường gặp khi điền SI

1. Sai thông tin consignee

Đây là lỗi rất nghiêm trọng vì consignee liên quan đến người có quyền nhận hàng. Nếu sai consignee, hàng đến cảng có thể khó làm thủ tục nhận hàng hoặc phải mất thời gian sửa Bill.

2. Sai notify party

Notify party sai có thể khiến thông báo hàng đến không gửi đúng bên cần nhận thông tin. Điều này đặc biệt ảnh hưởng nếu người mua dùng đại lý khai quan hoặc forwarder riêng tại nước nhập khẩu.

3. Sai cảng đi, cảng đến

Sai cảng xếp hàng hoặc cảng dỡ hàng có thể gây lệch thông tin vận chuyển và ảnh hưởng đến kế hoạch giao nhận. Doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ với booking confirmation.

4. Sai số container hoặc số seal

Số container và số seal là thông tin gắn với thực tế lô hàng. Nếu sai, chứng từ vận chuyển có thể không khớp với hàng hóa thực tế, gây khó khăn khi kiểm tra và nhận hàng.

5. Mô tả hàng hóa không khớp invoice, packing list

Nếu SI mô tả hàng hóa khác invoice hoặc packing list, Bill phát hành có thể lệch với bộ chứng từ thương mại. Điều này có thể gây khó khăn khi người mua làm thủ tục nhập khẩu hoặc khi ngân hàng kiểm tra chứng từ.

6. Gửi SI trễ cut-off

Mỗi hãng tàu hoặc forwarder thường có thời hạn cut-off SI. Nếu gửi trễ, doanh nghiệp có thể bị trễ phát hành Bill, phát sinh phí hoặc ảnh hưởng đến lịch gửi chứng từ.

Không kiểm tra Draft Bill

Một số doanh nghiệp gửi SI xong nhưng không kiểm tra kỹ Draft Bill. Đến khi Bill chính thức phát hành mới phát hiện sai, lúc này việc sửa có thể mất phí và mất thời gian hơn.

Trước khi gửi SI chính thức, doanh nghiệp nên kiểm tra chứng từ xuất khẩu trước khi gửi hãng tàu để đảm bảo invoice, packing list, booking và thông tin vận đơn thống nhất với nhau.

Câu hỏi thường gặp về Shipping Instruction

Shipping Instruction là gì?

Shipping Instruction là hướng dẫn gửi hàng do người xuất khẩu hoặc forwarder gửi cho hãng tàu để phát hành Bill of Lading. SI bao gồm thông tin người gửi, người nhận, notify party, hàng hóa, container, seal, cảng đi, cảng đến và yêu cầu phát hành Bill.

SI có phải là Bill of Lading không?

Không. SI không phải là Bill of Lading. SI là thông tin hướng dẫn để hãng tàu hoặc forwarder phát hành Bill. Bill of Lading là vận đơn chính thức được phát hành dựa trên thông tin SI và dữ liệu vận chuyển thực tế.

Ai là người gửi Shipping Instruction?

Thông thường, người xuất khẩu, shipper hoặc forwarder sẽ là bên gửi SI cho hãng tàu. Tùy cách làm việc, doanh nghiệp có thể tự gửi SI hoặc gửi thông tin cho forwarder để forwarder xử lý.

Khi nào cần gửi SI?

SI cần được gửi trước thời hạn cut-off SI của hãng tàu hoặc forwarder. Doanh nghiệp nên gửi sớm sau khi có đủ thông tin booking, hàng hóa, container và yêu cầu phát hành Bill để tránh trễ chứng từ.

Gửi sai SI có sửa được không?

Có thể sửa, nhưng tùy thời điểm và quy định của hãng tàu. Nếu Bill chưa phát hành, việc chỉnh sửa thường đơn giản hơn. Nếu Bill đã phát hành, đặc biệt là Original Bill, việc sửa có thể phát sinh phí và mất thời gian.

SI cần khớp với những chứng từ nào?

SI nên khớp với booking confirmation, invoice, packing list, hợp đồng, thông tin container/seal và yêu cầu của người mua. Nếu thanh toán L/C, SI và Draft Bill cần được kiểm tra theo điều khoản L/C.

Có nên kiểm tra Draft Bill sau khi gửi SI không?

Có. Đây là bước bắt buộc nên làm. Doanh nghiệp cần kiểm tra Draft Bill thật kỹ trước khi xác nhận phát hành Bill chính thức để tránh sai sót về thông tin người nhận, cảng đến, mô tả hàng hóa, container hoặc điều kiện cước.

Kết luận

Shipping Instruction là chứng từ quan trọng trong quy trình xuất khẩu đường biển vì đây là cơ sở để phát hành Bill of Lading. Nếu SI sai, Bill có thể sai theo, kéo theo rủi ro sửa chứng từ, phát sinh phí, chậm gửi bộ chứng từ và ảnh hưởng đến thanh toán với đối tác.

Doanh nghiệp nên kiểm tra SI dựa trên booking, invoice, packing list, thông tin container, seal và yêu cầu của người mua trước khi gửi cho hãng tàu hoặc forwarder. Sau khi nhận Draft Bill, cần rà soát thêm một lần nữa trước khi xác nhận phát hành Bill chính thức.

Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự chứng từ chuyên trách hoặc muốn hạn chế sai sót khi làm SI, Draft Bill và bộ chứng từ xuất khẩu, Mison Trans có thể hỗ trợ kiểm tra, tư vấn và hoàn thiện chứng từ theo từng lô hàng thực tế.