SI đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu còn gặp nhiều bỡ ngỡ khi tiếp xúc với khái niệm này.
Bài viết này của Mison Trans sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về SI là gì, bao gồm định nghĩa, nội dung, cách thức điền thông tin và vai trò của SI trong xuất nhập khẩu.
Shipping Instruction (SI) là gì?
SI là viết tắt của Shipping Instruction, hay Hướng dẫn gửi hàng. Là tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, thông tin của các bên liên quan và yêu cầu vận chuyển cụ thể cho forwarder hoặc hãng tàu để họ phát hành Bill of Lading (BL).
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, SI đóng vai trò cực kỳ quan trọng để đảm bảo lô hàng được vận chuyển một cách suôn sẻ và đúng tiến độ.
Để đảm bảo công việc này, Shipping Instruction cần được gửi thông tin liên quan đến lô hàng đến bên forwarder hoặc hãng tàu trước thời hạn cut-off quy định trên Booking Note.
Các thông tin được thể hiện trên SI
Số Booking: Số hiệu duy nhất để theo dõi lô hàng.
Tên Tàu, số chuyến: Thông tin về phương tiện vận chuyển hàng hóa.
Loại Bill: Telex BL hay Original BL.
Điều khoản thanh toán cước vận chuyển: Prepaid hay Collect.
Shipper: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người gửi hàng.
Consignee: Tên, địa chỉ của người nhận hàng. Không nên tự lấy thông tin trên hợp đồng điền vào mà nên xác nhận lại với người mua.
Notify Party: Người sẽ nhận thông báo hàng đến khi tàu cập cảng đích.
Thông tin chi tiết về hàng hóa:
- Số container: Số hiệu container chứa hàng hóa.
- Mô tả hàng hóa: Mô tả chi tiết về loại hàng hóa, chất liệu, màu sắc, kích thước, đóng gói,…
- Số lượng: Số lượng kiện hàng.
- Trọng lượng: Trọng lượng tổng của lô hàng (tính theo kg hoặc pound).
- Thể tích: Thể tích tổng của lô hàng (tính theo m³ hoặc ft³).
- Mã HS: Mã số hàng hóa (HS Code) để phân loại hàng hóa.
Cảng xếp hàng: Nơi hàng hóa được xếp lên tàu.
Cảng dỡ hàng: Nơi hàng hóa được dỡ xuống tàu.
Nơi đến cuối cùng của hàng hóa: Địa điểm cuối cùng mà hàng hóa sẽ được giao đến.
*Lưu ý:
- Thông tin hàng hóa cần được mô tả càng chi tiết càng tốt.
- Mỗi forwarder có thể có mẫu SI khác nhau, nhưng nội dung chính sẽ bao gồm những thông tin như trên.
Hướng dẫn tạo Shipping Instruction (SI) đơn giản và hiệu quả
Để lập SI một cách đơn giản và nhanh chóng, hiện nay có hai phương pháp chính là qua email và thông qua Website của hãng vận chuyển.
1. Lập SI qua email
Bước 1: Chủ hàng gửi thông tin SI tới công ty vận chuyển (FWD).
Bước 2: Công ty vận chuyển nhận và hoàn thiện SI, sau đó gửi bản nháp cho chủ hàng.
Bước 3: Chủ hàng và công ty vận chuyển thống nhất thông tin trong SI.
Bước 4: Công ty vận chuyển gửi thông tin tới hãng tàu để tạo Bill of Lading.
2. Lập SI qua Website hãng vận chuyển
Bước 1: Chủ hàng gửi thông tin SI đến đơn vị vận chuyển đã chọn.
Bước 2: Đơn vị vận chuyển xác nhận thông tin với bạn.
Bước 3: Chủ hàng/đơn vị vận chuyển hoàn thiện thông tin trên Website của hãng tàu.
Bước 4: Kiểm tra và xác nhận thông tin SI.
→ Sử dụng Website của hãng vận chuyển để lập SI được xem là phương pháp tiện lợi và tiết kiệm thời gian hơn, giúp tất cả các bên liên quan làm việc hiệu quả và thuận tiện hơn. Nhiều hãng tàu còn thiết lập chính sách phạt chậm submit Bill qua Email cao hơn so với qua hệ thống, khuyến khích sử dụng hệ thống online để thúc đẩy quá trình làm việc.
Ai chịu trách nhiệm khai báo Shipping Instruction?
Các bên liên quan đến việc nộp Shipping Instruction (SI) bao gồm các doanh nghiệp giao nhận, công ty vận tải và nhà xuất khẩu. Các doanh nghiệp vận chuyển được thuê có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa và chính họ yêu cầu nhà xuất khẩu phải khai báo SI.
Quá trình cụ thể có thể được mô tả như sau:
- Nếu người bán hàng (Seller) tiếp xúc trực tiếp với hãng tàu, thì Seller sẽ là người khai báo SI.
- Nếu Seller sử dụng dịch vụ của các công ty logistics làm đại lý, thì Shipping Instruction sẽ được gửi từ Seller đến Đại lý. Đại lý sẽ dựa trên thông tin trong SI của Seller để thực hiện khai báo SI cho hãng tàu.
Cần lưu ý rằng nếu SI được gửi chậm hoặc sau thời gian quy định (Closing Time), các doanh nghiệp vận chuyển có thể bị phạt hoặc gặp các hậu quả khác như bị giữ hàng hoặc không thể giao hàng đúng lịch trình.
Các tình huống Shipping Instruction có thể bị từ chối
Ngoài việc việc submit trễ SI, người xuất khẩu có thể bị từ chối SI trong những trường hợp sau:
- Thông tin trong SI không đầy đủ hoặc không chính xác.
- Shipping Instruction (SI) không khớp hoặc không tuân thủ các điều khoản đã được thống nhất trong hợp đồng.
- SI chứa những yêu cầu không phù hợp với quy định của hãng tàu hoặc quốc gia nhập khẩu.
- SI không tuân theo các tiêu chuẩn quốc tế về an ninh hoặc bảo vệ môi trường.
Khi SI bị từ chối, người xuất khẩu cần chỉnh sửa ngay và re-submit SI cho hãng tàu hoặc đại lý tàu một cách nhanh chóng nhằm tránh ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển hàng hóa.
Tóm lại, SI là một tài liệu quan trọng trong xuất nhập khẩu, đóng vai trò cung cấp thông tin cho việc vận chuyển hàng hóa. Do đó, người xuất khẩu cần nắm rõ nội dung và cách thức điền thông tin vào Shipping Instruction (SI) để đảm bảo lô hàng được vận chuyển suôn sẻ.