Hiểu rõ về Cut off time là chìa khóa để doanh nghiệp xuất nhập khẩu hoạt động hiệu quả và tránh những rủi ro không đáng có. Tham khảo ngay bài viết dưới đây của Mison Trans để tìm hiểu thêm về khái niệm này nhé!
Cut off time là gì?
Cut off time hay còn gọi là thời gian cắt máng, là thuật ngữ phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định thời điểm cuối cùng mà một giao dịch xuất nhập khẩu có thể được thực hiện.
Nói một cách dễ hiểu, cut off time là hạn chót mà người xuất khẩu (shipper) cần hoàn tất các thủ tục cần thiết để lô hàng được xếp lên tàu theo đúng lịch trình.
Cụ thể hơn, cut-off time là:
- Thời hạn cuối cùng mà người xuất khẩu (shipper) cần hoàn tất các thủ tục thông quan, thanh lý container cho hãng tàu để hàng hóa được xếp lên tàu.
- Mốc thời gian chót để shipper gửi các thông tin chi tiết làm vận đơn (B/L) cho hãng tàu.
Ngoài ra, cut off time còn được gọi với một số tên khác như: Closing time, Deadtime, Lead time.
Cut off time có mấy loại?
Cut off time có 4 loại chính, bao gồm:
1. Cut off time S/I
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, “S/I” là tên viết tắt của “Shipping Instruction” – một yếu tố quan trọng mà người gửi hàng cần gửi cho hãng tàu để nhận B/L. Nếu không gửi đúng thời hạn, việc phát hành B/L có thể bị trì hoãn, dẫn đến lô hàng không thể vận chuyển.
2. Cut off time VGM
Thuật ngữ này ám chỉ thời hạn cuối cùng mà đơn vị xuất khẩu cần gửi thông tin cân container cho hãng tàu. Tương tự như Cut off S/I, việc không tuân thủ thời hạn này có thể gây trở ngại trong việc phát hành B/L và dẫn đến việc lô hàng không thể vận chuyển.
3. Cut off time Doc hoặc Cut off bản nháp B/L
Trong loại cut off time này, shipper cần xác nhận nội dung của B/L với hãng tàu. Nếu quên hoặc trì hoãn xác nhận, hãng tàu sẽ sử dụng thông tin từ S/I ban đầu để phát hành vận đơn gốc. Bất kỳ sửa đổi nào sau đó về nội dung vận đơn đều có thể bị tính phí.
4. Cut off time C/Y (Cargo Yard) hoặc Cut off bãi
Đây là thời hạn cuối cùng mà shipper phải giao hàng tới bãi theo quy định. Nhân viên hiện trường phải hoàn tất thủ tục hải quan để “vào sổ tàu” – bước cuối cùng trong thủ tục thông quan hàng xuất. Tương tự như các loại trên, nếu không hoàn thành thủ tục, hàng hóa có thể bị rớt.
Quy định về cut off time trong xuất nhập khẩu
Thường thì, thời hạn “closing time” do các hãng tàu quy định là thời điểm cuối cùng để nộp chi tiết bill cho hãng tàu.
Tuy nhiên, khi vận chuyển hàng hóa đến Nhật Bản hoặc Shanghai (Thượng Hải), thời hạn nộp chi tiết bill có thể sớm hơn so với thời gian thông thường khoảng 3 ngày trước ngày tàu khởi hành.
Thời gian này còn phụ thuộc vào mối quan hệ giữa các forwarder hoặc mối quan hệ của bạn với các hãng tàu. Đôi khi, bạn có thể yêu cầu gia hạn thêm khoảng 3-6 giờ tùy thuộc vào mối quan hệ cụ thể.
Nếu hàng hóa không kịp thời để hoàn tất thủ tục trước thời gian cắt máng, việc vận chuyển hàng có thể phải được dời sang chuyến tàu sau.
Hậu quả khi không kịp cut off time:
- Hàng hóa bị “rớt tàu”: Lúc này, shipper sẽ phải chịu trách nhiệm về các chi phí phát sinh như phí lưu kho, phí dời container, phí hủy tàu…
- Thời gian giao hàng bị chậm trễ: Hàng hóa của shipper sẽ được vận chuyển trên chuyến tàu tiếp theo, dẫn đến việc người mua hàng nhận hàng trễ hơn so với dự kiến.
Lưu ý quan trọng về cut off time
Cut off time có thể thay đổi tùy thuộc vào từng hãng tàu, tuyến đường vận chuyển và loại hàng hóa cụ thể. Điều này nghĩa là shipper cần phải tìm hiểu kỹ thông tin cụ thể về cut off time áp dụng cho lô hàng của mình từ nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.
Để tránh những rủi ro phát sinh, shipper cần chủ động hoàn thành các thủ tục liên quan đến việc giao nhận hàng hóa trước thời điểm cut off time đã quy định. Việc này giúp đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được vận chuyển đúng lịch trình mà không gặp trở ngại về thủ tục.
Thay đổi cut off time có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, như thiên tai, dịch bệnh… hoặc sự cố vận chuyển. Do đó, shipper cần liên tục cập nhật thông tin về cut off time, đặc biệt là trong những tình huống có thay đổi không lường trước để có biện pháp xử lý kịp thời và tránh gây ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển hàng hóa.
Làm thế nào để đảm bảo kịp cut off time?
Để đảm bảo kịp cut off time, shipper cần thực hiện các bước sau:
- Lên kế hoạch chi tiết: Shipper cần lên kế hoạch chi tiết cho hoạt động xuất khẩu bao gồm chuẩn bị hàng hóa, hoàn thiện thủ tục hải quan, đặt chỗ tàu, và lập dự trù thời gian cụ thể cho từng công đoạn.
- Theo dõi chặt chẽ tiến độ: Việc theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện các công đoạn là cực kỳ quan trọng để tránh chậm trễ và đảm bảo kịp cut off time.
- Liên hệ thường xuyên với hãng tàu: Việc liên hệ thường xuyên với hãng tàu giúp cập nhật thông tin về cut off time và những thay đổi có thể xảy ra, qua đó giúp chuẩn bị và điều chỉnh kế hoạch theo thời gian thực tế.
- Sử dụng dịch vụ của forwarder: Để hỗ trợ trong việc hoàn thiện các thủ tục và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng hạn, shipper có thể sử dụng dịch vụ của forwarder, đại lý giao nhận hàng hóa. Họ có kinh nghiệm và kiến thức vững về quy trình vận chuyển, giúp tối ưu hóa quy trình và đảm bảo thời gian vận chuyển.
Cut off time là một yếu tố quan trọng cần được quan tâm trong hoạt động xuất nhập khẩu. Việc tuân thủ cut off time sẽ giúp shipper đảm bảo tiến độ vận chuyển, hạn chế chi phí phát sinh và tăng hiệu quả hoạt động.