Nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không phù hợp với những lô hàng cần thời gian vận chuyển nhanh, hàng có giá trị cao, khối lượng không quá lớn hoặc cần đảm bảo tiến độ giao nhận.
Tuy nhiên, vận chuyển nhanh không đồng nghĩa thủ tục nhập khẩu đơn giản hơn. Doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra chính sách mặt hàng, mã HS, thuế, chứng từ, yêu cầu chuyên ngành và điều kiện vận chuyển trước khi đưa hàng về Việt Nam.
Dưới đây là 10 bước nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không doanh nghiệp có thể tham khảo khi triển khai một lô hàng thực tế.
Quy trình chung cho một lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không
Bước 1: Tìm hiểu thủ tục nhập khẩu mặt hàng dự kiến nhập
Đây là bước đầu tiên và cũng là một trong những bước quan trọng nhất.
Trước khi đặt hàng, doanh nghiệp cần xác định:
- Hàng hóa có được phép nhập khẩu không.
- Mã HS dự kiến.
- Thuế nhập khẩu và thuế GTGT.
- Có thuộc diện xin giấy phép không.
- Có phải kiểm tra chuyên ngành không.
- Có yêu cầu về công bố, hợp quy, kiểm dịch hoặc kiểm tra chất lượng không.
- Hàng có thuộc nhóm cần điều kiện vận chuyển đặc biệt bằng đường hàng không không.
Không nên chờ đến khi hàng đã lên máy bay hoặc về đến Việt Nam mới kiểm tra chính sách vì khi đó việc bổ sung giấy phép, chỉnh chứng từ hoặc xử lý hàng có thể phát sinh thêm thời gian và chi phí.
Việc áp dụng sai mã HS cũng có thể ảnh hưởng đến thuế và chính sách mặt hàng. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài Sai mã HS có sao không?.
Chưa chắc mặt hàng dự kiến nhập khẩu thuộc mã HS nào, cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành ra sao? Doanh nghiệp có thể gửi tên hàng, hình ảnh, catalogue, mã HS dự kiến, Invoice và Packing List để Mison Trans kiểm tra sơ bộ hồ sơ và rủi ro trước khi triển khai.
Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về? Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé! Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ Bảo mật thông tin Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn
Bước 2: Tìm nhà cung cấp, đàm phán và ký hợp đồng
Sau khi xác định mặt hàng có thể nhập khẩu và nắm được các yêu cầu cơ bản, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn nhà cung cấp.
Các nội dung cần thống nhất gồm:
- Tên và quy cách hàng hóa.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Chất lượng.
- Điều kiện giao hàng.
- Phương thức thanh toán.
- Thời gian giao hàng.
- Trách nhiệm chuẩn bị chứng từ.
- Điều kiện Incoterms.
- C/O nếu có nhu cầu hưởng thuế ưu đãi.
Doanh nghiệp không nên mặc định một tỷ lệ đặt cọc hoặc phương thức thanh toán cố định cho tất cả giao dịch. Tỷ lệ thanh toán, T/T, L/C hoặc phương án khác cần được thỏa thuận dựa trên giá trị lô hàng, mức độ tin cậy của đối tác và hợp đồng.
Bước 3: Xin giấy phép nhập khẩu hoặc chuẩn bị hồ sơ chuyên ngành nếu có
Không phải tất cả hàng hóa đều cần giấy phép nhập khẩu.
Tuy nhiên, tùy mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải thực hiện một hoặc nhiều thủ tục như:
- Xin giấy phép nhập khẩu.
- Kiểm tra chất lượng.
- Chứng nhận hoặc công bố hợp quy.
- Kiểm dịch.
- Công bố sản phẩm.
- Khai báo hóa chất.
- Kiểm tra an toàn thực phẩm.
- Các thủ tục chuyên ngành khác.
Ví dụ, một số thiết bị vô tuyến, hóa chất, sản phẩm y tế, thực phẩm, động thực vật hoặc hàng hóa thuộc danh mục quản lý chuyên ngành có thể phải bổ sung hồ sơ riêng.
Doanh nghiệp nên hoàn thành hoặc ít nhất xác định rõ yêu cầu này trước khi hàng bay.
Bạn có thể kiểm tra các mặt hàng trong Danh mục hàng hoá Xuất nhập khẩu có điều kiện, tại phụ lục III.
Bước 4: Đặt chỗ và xác nhận booking
Việc bên nào chịu trách nhiệm đặt chỗ phụ thuộc vào điều kiện Incoterms đã thỏa thuận.
Nếu doanh nghiệp chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế, cần cung cấp cho forwarder hoặc hãng vận chuyển các thông tin như:
- Tên hàng.
- Số kiện.
- Gross Weight.
- Kích thước kiện.
- Sân bay đi.
- Sân bay đến.
- Ngày hàng sẵn sàng.
- Điều kiện giao nhận.
- Yêu cầu đặc biệt nếu có.
Đối với hàng có pin, chất lỏng, hóa chất, nước hoa, hàng dễ cháy hoặc hàng có tính chất đặc biệt, doanh nghiệp cần kiểm tra trước khả năng tiếp nhận của hãng hàng không.
Một số trường hợp có thể cần thêm SDS/MSDS, thông tin UN Number, quy cách đóng gói hoặc chứng từ hàng nguy hiểm.
Bước 5: Theo dõi đóng hàng và kiểm tra bộ chứng từ
Trước khi hàng rời nước xuất khẩu, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp gửi hình ảnh đóng gói và bản nháp các chứng từ.
Cần kiểm tra:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Draft AWB.
- C/O nếu có.
- Catalogue.
- Giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành.
- Nhãn hàng hóa.
- Các tài liệu kỹ thuật liên quan.
Các thông tin quan trọng cần thống nhất:
- Tên hàng.
- Model.
- Số lượng.
- Đơn vị tính.
- Trọng lượng.
- Xuất xứ.
- Nhà sản xuất.
- Trị giá.
- Thông tin người gửi và người nhận.
Doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ nhập khẩu trước khi hàng về thay vì đợi đến khi nhận Arrival Notice mới bắt đầu rà soát.
Bước 6: Nhận thông báo hàng đến
Khi lô hàng sắp đến Việt Nam, hãng hàng không hoặc đại lý vận chuyển sẽ gửi thông báo hàng đến.
Doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin như:
- Số AWB.
- Chuyến bay.
- Ngày hàng đến dự kiến.
- Kho hàng.
- Số kiện.
- Trọng lượng.
- Người nhận.
- Các khoản phí cần thanh toán.
Sau đó, doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận chứng từ giao hàng và chuẩn bị lấy hàng.
Không nên mặc định doanh nghiệp luôn nhận thông báo trước đúng một ngày vì thời điểm thông báo phụ thuộc vào hãng vận chuyển và hành trình thực tế.
Bước 7: Đăng ký các thủ tục chuyên ngành liên quan nếu có
Nếu mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, doanh nghiệp thực hiện các thủ tục tương ứng theo quy định.
Tùy loại hàng, có thể gồm:
- Đăng ký kiểm tra chất lượng.
- Kiểm dịch.
- Chứng nhận hợp quy.
- Công bố sản phẩm.
- Khai báo hóa chất.
- Kiểm tra an toàn thực phẩm.
- Hồ sơ chuyên ngành khác.
Một số thủ tục phải thực hiện trước khi hàng về, trong khi một số thủ tục có thể tiến hành trong quá trình làm hải quan. Vì vậy, thời điểm thực hiện cần được xác định ngay từ Bước 1.
Bước 8: Khai báo và thông quan hải quan
Bộ chứng từ cơ bản thường gồm:
- Commercial Invoice.
- Packing List.
- Air Waybill.
- Sales Contract hoặc Purchase Order nếu có.
- C/O nếu sử dụng.
- Giấy phép nhập khẩu nếu thuộc diện áp dụng.
- Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật.
- Hồ sơ chuyên ngành khác nếu có.
Doanh nghiệp tiến hành khai tờ khai hải quan điện tử dựa trên bộ chứng từ thực tế.
Sau khi đăng ký, tờ khai có thể được phân:
- Luồng xanh: xử lý theo hệ thống và hoàn thành điều kiện thông quan.
- Luồng vàng: cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ.
- Luồng đỏ: kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế.
Nếu lô hàng bị yêu cầu kiểm tra hoặc giải trình, doanh nghiệp có thể phải bổ sung catalogue, hình ảnh, thông số kỹ thuật, chứng từ thanh toán hoặc tài liệu liên quan đến mã HS.
Trường hợp đã đăng ký tờ khai nhưng phát hiện sai mã HS, tên hàng, số lượng, trị giá hoặc thông tin chứng từ, có thể tham khảo hướng dẫn khai bổ sung hồ sơ hải quan.
Xem Thêm: Quy trình cơ bản thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu
Bước 9: Nhận hàng và vận chuyển về kho
Sau khi hàng được thông quan, doanh nghiệp thực hiện các thủ tục giao nhận tại kho hàng không.
Thông thường cần:
- Thanh toán các khoản phí kho và giao nhận.
- Làm thủ tục lấy hàng.
- Kiểm tra số kiện và tình trạng bao bì.
- Bố trí phương tiện vận chuyển phù hợp.
- Giao hàng về kho doanh nghiệp.
Tùy sân bay và hãng khai thác, hàng sẽ được tiếp nhận tại kho hàng tương ứng. Doanh nghiệp nên kiểm tra trước kho nhận hàng thay vì mặc định mọi lô hàng tại TP.HCM đều xử lý theo một địa điểm cố định.
Bước 10: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
Sau khi hoàn thành lô hàng, doanh nghiệp cần lưu đầy đủ:
- Tờ khai hải quan.
- Invoice.
- Packing List.
- AWB.
- C/O.
- Hợp đồng.
- Chứng từ thanh toán.
- Giấy phép.
- Hồ sơ chuyên ngành.
- Catalogue và tài liệu kỹ thuật.
- Chứng từ liên quan đến thuế và giao nhận.
Hồ sơ cần được lưu trữ theo thời hạn pháp luật quy định để phục vụ kiểm tra sau thông quan, kiểm tra thuế, đối chiếu với đối tác hoặc xử lý các vấn đề phát sinh về sau.
Đang có lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không nhưng chưa chắc mã HS, thuế, chính sách mặt hàng hoặc bộ chứng từ đã phù hợp? Doanh nghiệp có thể gửi thông tin sản phẩm, catalogue, Invoice và Packing List để Mison Trans rà soát các rủi ro trước khi khai báo.
Phát hiện rủi ro hồ sơ trước khi hàng về? Gửi chứng từ hoặc mô tả tình trạng lô hàng để Mison Trans kiểm tra sơ bộ rủi ro về hồ sơ, mã HS, thuế và chính sách nhập khẩu nhé! Kiểm tra sơ bộ mã HS & thuế Rà rủi ro hồ sơ / chứng từ Bảo mật thông tin Thông tin của bạn được bảo mật và chỉ sử dụng để tư vấn
Một số lưu ý trước khi nhập khẩu bằng đường hàng không
Ngoài 10 bước trên, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm:
- Chargeable Weight để dự toán cước hàng không.
- Kích thước kiện hàng.
- Điều kiện vận chuyển đối với hàng có pin hoặc chất lỏng.
- Hàng nguy hiểm hoặc hàng cần kiểm soát nhiệt độ.
- Thời hạn C/O.
- Nhãn hàng hóa.
- Thời điểm hàng đến.
- Phí kho nếu chậm nhận hàng.
- Xe giao nhận phù hợp với trọng lượng và kích thước kiện.
Đặc biệt, đối với hàng cần giao gấp, việc rà soát chứng từ trước khi máy bay khởi hành sẽ giúp hạn chế tình trạng hàng về nhanh nhưng lại phải nằm chờ hồ sơ tại kho.
Kết luận
Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không không chỉ gồm booking chuyến bay và nhận hàng tại sân bay. Doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời chính sách mặt hàng, mã HS, thuế, chứng từ, điều kiện vận chuyển và thủ tục chuyên ngành.
Trong đó, ba thời điểm quan trọng nhất là:
- Kiểm tra chính sách trước khi đặt hàng.
- Kiểm tra chứng từ trước khi hàng bay.
- Chuẩn bị hồ sơ hải quan trước khi hàng đến Việt Nam.
Thực hiện tốt ba bước này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi làm thủ tục và hạn chế phát sinh do thiếu hồ sơ hoặc khai báo chưa chính xác.
Doanh nghiệp cần hỗ trợ kiểm tra chứng từ và khai báo có thể tham khảo dịch vụ khai hải quan trọn gói tại Mison Trans.
Liên hệ Mison Trans để được hỗ trợ nhanh qua hotline.
